Adjoint.e en gestion de scolarité H/F

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Université Panthéon Sorbonne recherche un agent administratif pour la gestion de la scolarité en langues. Vous saisissez les enseignements sur Apogée, gérez les inscriptions et le suivi des TD et examens, et assurez l’accueil et l’orientation des étudiants.

Le poste implique la préparation des examens, le traitement des réclamations et l’archivage des copies, avec présence le samedi matin à certaines sessions. Travail en équipe et rigueur requises dans un environnement universitaire.

Qualifications

• Maîtrise des logiciels de scolarité (APOGÉE, RESERVALANG, RESERVEXAM).
• Aisance avec Excel et outils informatiques.
• Bonnes connaissances du fonctionnement d’une scolarité et des règlements.
• Connaissance générale de l’enseignement supérieur et du fonctionnement d’une université.

Responsibilities

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2.
• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2.
• Gestion partagée des enseignants et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es, inscriptions complémentaires, modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2.
• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails).
• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité.
• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an.
• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie.
• Classement et archivage des copies d’examen.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Travailler en équipe

Réactivité

Bonne expression écrite et orale

Tools

APOGÉE

RESERVALANG

RESERVEXAM

Excel

Job description

À propos de nous

Le Département des Langues est un service général de l'Université Panthéon Sorbonne chargé de l'organisation des enseignements linguistiques pour l'ensemble des UFR à l'exception des enseignements en Licence pour l'Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS), et pour l'Ecole de Management de la Sorbonne (EMS), des filières délocalisées et des formations à distance.

Mission

Missions De L’agent

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2
• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an
• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
• Classement et archivage des copies d’examen

À propos de nous

Le Département des Langues est un service général de l'Université Panthéon Sorbonne chargé de l'organisation des enseignements linguistiques pour l'ensemble des UFR à l'exception des enseignements en Licence pour l'Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS), et pour l'Ecole de Management de la Sorbonne (EMS), des filières délocalisées et des formations à distance.

Mission

Missions De L’agent

Gestion de la scolarité en langues

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2
• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an
• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
• Classement et archivage des copies d’examen

Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC

• Traitement des demandes d’inscription en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques)
• Traitement des demandes d’inscription au test TOEIC (traitement des demandes individuelles, envoi des convocations)
• Sur la base du volontariat, surveillance des tests TOEIC, un samedi matin par mois de novembre à juin

Missions susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Profil

Savoir-faire

COMPÉTENCES REQUISES OU SOUHAITÉES :

• Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)
• Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL
• Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements
• Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Autonomie
• Travailler en équipe
• Réactivité
• Excellent contact humain
• Patience
• Sens du service public
• Bonne qualité d’expression écrite et orale

Référence de l'offre : ux2dc3yh8p