secrétaire de scolarité (F/H)

Univ Ubs; Vannes; Ibrido; EUR 20.000 - 24.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Remboursement déplacement

Mutuelle employeur

Accès bibliothèque universitaire

Descrizione del lavoro

UBS recherche un(e) agent administratif(ve) au service de la scolarité pour assurer l’accueil et la gestion des dossiers étudiants sur les filières de formation. Vous contribuerez à la préparation des documents pré-rentrée et au suivi des dossiers en relation avec les partenaires.

Vous assurerez l’entrée des emplois du temps dans APOGEE, l’application des décisions de scolarité et la préparation des sessions d’examens, tout en garantissant la communication avec les étudiants et le personnel.

Competenze

• Aptitude à accueillir étudiants et intervenants et à communiquer clairement.
• Connaissance de l’enseignement supérieur et réseaux professionnels.
• Maîtrise des outils informatiques et de gestion de la scolarité.
• Utilisation des logiciels spécifiques à la scolarité et capacité à produire des reporting réguliers.

Mansioni

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et la gestion des courriers et courriels des étudiants et intervenants.
• Mettre à jour et préparer documents pré-rentrée: paramétrage des outils, dossiers candidatures et inscriptions.
• Gérer les dossiers étudiants et les relations avec partenaires (transferts, encaissements, remboursements, cartes d’étudiants, conventions de stage).
• Créer et saisir les emplois du temps dans le logiciel dédié.
• Appliquer les décisions de scolarité dans APOGEE: schéma de formation, règles de calcul des notes et résultats, charges d’enseignement et codes CNU.
• Préparer les sessions d’examens et vérifier calendriers; collecte des sujets.
• Contrôler l’assiduité et saisir les notes et résultats dans APOGEE; élaborer les relevés de notes et procès-verbaux.
• Rédiger et diffuser des documents (courriers, certificats, livrets, contrats pédagogiques) et informer les étudiants (affichage, courriel, Moodle).
• Participer à l’information des étudiants et à la communication via Moodle et autres moyens.

Conoscenze

Aisance relationnelle

Enseignement supérieur

Accueil et communication

Environnement numérique

Reporting

Gestion scolarité APOGEE

Organisation et priorisation

Formazione

Baccalauréat ou équivalent

Strumenti

APOGEE

Descrizione del lavoro

Missions:

• Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants de ses filières de formation.


• Met à jour et prépare tous les documents préalablement à la rentrée universitaire: paramétrage des outils informatiques, dossiers de candidatures, dossiers d’inscriptions, suivi des étudiants boursiers…


• Assure la gestion des dossiers des étudiants de ses filières en cours d’année et en relation avec les partenaires: demandes de transfert, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage…


• Créé et saisit les emplois du temps des formations suivies sur le logiciel spécifique.


• Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, …


• Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)


• Contrôle l'assiduité des étudiants


• Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès-verbaux de jury


• Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex. : listes d'émargement…)


• Participe à la bonne information des étudiants (affichage, courriel, plateforme Moodle le cas échéant…).

Bac minimum ou titre équivalent.

Compétences principales

• Aisance relationnelle et sens du contact : vous appréciez le travail en relation avec les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les différents partenaires, ainsi que le travail en équipe


• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de ses réseaux professionnels.


• Qualités d’accueil et de communication, à l’oral comme à l’écrit, en présentiel comme à distance.


• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et des outils de communication en ligne.


• Recueillir, traiter et transmettre les informations utiles, et assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.


• Utiliser avec aisance les logiciels et applications spécifiques à la gestion de la scolarité.


• Organiser et prioriser son activité dans un environnement soumis à des échéances multiples et à des contraintes de calendrier.

Qualités professionnelles

• Sens de l’organisation et capacité à prioriser, y compris en période de forte activité.


• Réactivité et capacité d’adaptation face aux demandes et aux situations imprévues.


• Rigueur, fiabilité et souci de la qualité dans le suivi des dossiers.


• Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans la gestion des informations relatives aux étudiants et aux personnels.


• Excellent sens relationnel, avec une capacité à instaurer des échanges professionnels, courtois et constructifs.


• Autonomie et esprit d’initiative, dans le respect des procédures et du cadre de fonctionnement du service.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Des valeurs: une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets


• Environnement de travail de qualité au cœur d’un campus universitaire à proximité du centre-ville


• Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables; mutuelle employeur


• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques


• Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)


• Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)


• 50 jours de congés par an /36h30 par semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1


• Télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1


• Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels de catégorie C (dans ce cas CDD 12 mois) - rémunération de 2012 euros brut mensuel


• Prise de poste : 4/1/2027


• Date limite de candidature : 23 novembre 2026 / transmettre lettre et CV obligatoirement