Assistant(e) d'Institut Lettres et Civilisations

Université Catholique de Lyon; Lyon; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Université Catholique de Lyon recrute un Assistant(e) d’Institut à temps plein pour le secrétariat du Pôle Lettres et Langues.

Il/elle assurera l’accueil, la transmission d’informations et le suivi administratif des étudiants, avec gestion financière et organisation des examens.

Qualifications

• Poste de secrétariat universitaire à temps plein.
• Rigueur, autonomie et sens de l’accueil requis.
• Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Accueillir le public et répondre aux demandes d’information (en direct, courriel, téléphone).
• Transmettre l’information et gérer les documents internes (notes, courrier, statistiques).
• Suivre les dossiers des étudiants: scolarité, santé, sécurité et réclamations administratives.

Skills

Sens de l’organisation

Capacité à travailler en équipe

Rigueur

Autonomie

Tools

ATLAS

ADE

SPARC

eMouv

Job description

Assistant(e) d'Institut Lettres et Civilisations

La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l’UCLy recrute dans le cadre d’un remplacement un(e] Assistant(e) d’lnstitut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement au décanat de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions:

Principales Fonctions :

Pour l’ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec l’équipe du secrétariat :

• Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone): apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants,


• Assurer la transmission de l’information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques…],


• Assister et assurer le suivi des étudiants pendant Ieur séjour à l’UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,


• Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants,


• Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc…


• Gérer les emplois du temps.


• Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,


• Gérer les bulletins de note


• Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc…


• Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,


• Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,


• Préparer et suivre des réunions d’information et réaliser des comptes rendus,


• Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,


• Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),


• Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),


• Gérer la billetterie des activités culturelles,


• Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations.


• Accompagner administrativement la mise en oeuvre des mesures liées à la qualité.


• Communication et coordination avec les équipes pédagogiques.


• Sens de l’organisation, ouverture et esprit d’initiative, Capacité à travailler en équipe,


• Rigueur, efficacité, autonomie,


• Capacité à gérer les priorités, gestion du stress,


• Sens de l’accueil et du service, bienveillance et capacité d’adaptation aux différents publics, Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,


• Bonne maîtrise de l’informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),


• Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels et plateformes : ATLAS, ADE (planification), SPARC (inscription en Iigne), eMouv (notes de frais)