Assistant au chef de service H/F

Université Paris-Saclay; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Job summary

L’Université Paris-Saclay recherche un/une assistant(e) de direction pour le Service des Études et de la Vie Étudiante de la Faculté de Médecine. Vous assurez l’accueil, l’information des usagers et le relais avec les responsables d’UE, en contribuant à la gestion administrative du service.

Vous organisez l’agenda, préparez les commissions, suivez les dossiers et organisez les réunions. Maîtrise des outils courants (Bureautique) et des outils spécifiques (Apogée, CELCAT, E-Campus, E-candidat)

Qualifications

• Organisation, autonomie et rigueur au service des activités administratives.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec les acteurs académiques.

Responsibilities

• Accueillir et informer les usagers.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par courrier/email.
• Assurer le lien avec les Responsables d’UE.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Esprit d'équipe

Tools

Apogée

CELCAT

E-Campus

E-candidat

Job description

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Lafacultédemédecine:

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcoursprofessionneletcontribueparlarecherche,étroitementliéeàlapédagogieetauxsoins,àl’avancée sur la connaissance au service des patients.

LaFacultédemédecinecompte:

• 7.000étudiants
• 300enseignants-chercheurs

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un départementuniversitairedeformationenkinésithérapie,uninstitutdeformationdesmanipulateursradio,un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation.

Seshôpitauxderattachementsont:

L’hôpitalduKremlin-Bicêtre(LeKremlin-Bicêtre), L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) L’hôpital Antoine Béclère (Clamart) , LeCentredeLutteContreleCancerGustaveRoussy(Villejuif) .

Dansledomainedelarecherche,laFacultécompte25unitésderecherche,1structurefédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Missionetpositionnementdel’agent.e:

AuseinduServicedes ÉtudesetdelaVie Étudiantedel’UFRMédecineL’ assistant(e)dedirection collabore étroitementavec laresponsableduservice.Illasecondeausenslargepourfaciliterlamiseenœuvredesa mission,prendreenchargelestâchesorganisationnelles,trouverlesinformationsetlestransmettre,résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du chef de service :

Accueiletinformation

• Assurerl’accueiletl’informationdesusagers
• Répondreauxdemandestéléphoniques,parcourrieretmail
• AssurerlelienaveclesResponsablesd’UE

Gestionadministrativeduservice

• AgenduduChefdeservice
• PlanningEnseignements ÉtudesMédicales
• Secrétariatduchefdeservice
• Préparationdescommissionsetgérerl’ordredujour
• Assurerenamontlapréparationetlesuividesdossiers,
• Organiserlesréunions,prendredesrendez-vous,préparer,
• Contrôleretfournirlesdocumentsnécessairesàlamissiondudirigeant.
• Gestionetsuividesdossiersdesprocéduresd’accèsauxétudesdesantéetdestransferts
• Participeràl’organisationdujuryPASSetdesECOS

Participationàl’ensembledesactivitésdelastructure

• Renseignerdestableauxdebordetenquêtesdiverses
• Archiver,classertrierlesdocumentsrelatifsauxactivitésduservice

ParticipationauxopérationscollectivesduSEVE,notamment:

• AuxExamensCliniquesàObjectifsStandardisés(ECOS)
• Aux ÉpreuvesClassantesNationalesinformatisées(EDN)
• Demanièregénéraleàtoutévénementspécifiqueliéàl’activitépédagogiqueouàlavieétudiante.

Connaissance,savoir:

• Connaitrel’organisationgénéraledesformationsdel’EnseignementSupérieuretdelUniversité
• Connaîtrelaréglementationenmatièredescolaritéetparticulièrementdesexamens
• Connaitrelestechniquesgénéralesdegestionadministrativeetdecommunication
• Savoirs’adapterauxévolutionstechnologiquesetorganisationnelles

Savoir-faire:

• Appliquerlaréglementation,respecterlesdispositifsetprocéduresde l’établissement Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoirs’intégrerdansunestructurehiérarchique:informer,rendrecompte,alerter,proposeret répondre aux demandes
• TravaillerenéquipeOrganisersontravail
• Maîtriserleslogicielscourants(bureautique,internet…)etspécifiquesaudomaine:Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat…
• Respecterlesdélais

Savoir-être:

• Fairepreuved’organisation,d’autonomieetd’adaptation
• Savoirêtrerigoureux,discret,ponctuelAvoirlesensdurelationneletdel’accueilCapacitéà assurer la continuité du service Devoir deréserve impératif

Conditionsparticulièresd’exercice(logement,horairesspécifiques,primes,etc…)

Posteliéaucalendrieruniversitairedesétudiantsetauxcontraintesdespériodes«hautes»:candidature desétudiants,campagnes d’inscriptionsadministrativesetpédagogiques, périodesd’examensnationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l’activité le permet.