Gestionnaire administratif, financier et pédagogique

ECOLE NORMALE SUPERIEURE; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur basée à Paris recherche un(e) secrétaire pour la coordination des activités administratives du département Arts. Le candidat idéal doit avoir un minimum de Baccalauréat et des compétences en gestion financière, ainsi que la capacité d'assurer diverses tâches administratives et pédagogiques. Ce poste requiert une grande autonomie et une approche méthodique avec une attention particulière à la confidentialité. Le lieu de travail sera à 45 rue d'Ulm, avec un emploi à temps plein.

Prestations

Rémunération selon grille et expérience

Poste ouvert aux contractuels (CDD de 2 ans)

Qualifications

• Diplôme minimum: Baccalauréat.
• Connaissance de l'organisation de la recherche en France.
• Connaissances de base en réglementation budgétaire et RH.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et financière du département.
• Gérer l'accueil des étudiants et enseignants.
• Suivre les budgets et réaliser le reporting budgétaire.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Sens du relationnel

Organisation

Capacité d'adaptation

Formation

Baccalauréat minimum

Outils

Logiciels bureautiques courants

Description du poste

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le département Arts de l'ENS-PSL couvre plusieurs domaines : études cinématographiques, études théâtrales, histoire de l'art, musicologie et esthétique. Les enseignements théoriques s’appuient aussi sur des ateliers : pratique théâtrale, cinématographique, musicale, médiation, etc. Le département Arts favorise les rencontres avec des professionnels, convie à des manifestations qui sont discutées en cours, séminaires ou "séances de tutorat" — ces dernières réservées aux spécialistes du domaine — et il encourage les stages, autrement dit l’insertion professionnelle, des quelques 200 étudiants du périmètre. Il a structuré un master : master PAT (parcours arts transdisciplinaire). Il rassemble 8 enseignants‑chercheurs titulaires, ainsi que plusieurs chargés de mission d’enseignement, et comprend également une salle de théâtre, le Théâtre Nicole Loraux, dont il assure la gestion et la programmation, avec l’aide de deux régisseurs.

MISSION PRINCIPALE

Sous la responsabilité du directeur de département et en lien avec la direction des études du département, le secrétariat assure la coordination et la réalisation des activités administratives et financières et l’organisation des activités pédagogiques du département Arts. Il assure également la gestion administrative et financière des Activités Culturelles, du Théâtre Nicole Loraux et du laboratoire SACRe.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil

Assurer l’accueil physique, téléphonique et mail du département (étudiants, enseignants et invités).

Gestion financière

• Suivre le calendrier de l'ENS‑PSL, rappeler les dates limites aux collègues concernés.
• Réaliser les achats / commandes / missions nécessaires, en suivant les règles de comptabilité publique (références aux marchés, etc.).
• Assurer le montage et le suivi des dossiers de recrutement et de vacations, suivre les paiements.
• Réaliser le reporting budgétaire (dépenses réalisées, engagées, prévisionnelles) auprès de la direction du département.
• Assurer la gestion financière des Activités culturelles, du théâtre Nicole Loraux et du laboratoire SACRe : achats, commandes.
• Suivre la gestion individuelle des "budgets d’accompagnements" des doctorants SACRe rattachés au département ARTS de l'ENS.
• Assurer le suivi des dossiers et de la rémunération des artistes et intermittents invités, notamment via les GUSO.
• Assurer la gestion administrative et financière des conventions d’attribution de subvention relatives aux évènements organisés par le département Arts : spectacle, concert.

Gestion RH

• Suivre le calendrier de l'ENS‑PSL, rappeler les dates limites aux collègues concernés.
• Saisir les ordres de mission dans l'outil SIFAC et en assurer la gestion administrative et financière pour les enseignants‑chercheurs et les enseignantes‑chercheuses et les normaliens, élèves et étudiants, masétriens, doctorants SACRe.
• Assurer l’instruction de ces dossiers, parfois complexes en vérifiant la conformité réglementaire. Préparer et solder les missions des agents et des personnes extérieures au département Arts.
• Assurer la gestion administrative des vacataires (constitution du dossier, relances).
• Prévoir et assurer l’accueil des nouveaux personnels : carte d’accès, adresse mail, comptes informatiques, Moodle…
• Préparer la synthèse des candidatures sur les emplois en CDD.
• Assurer l’encadrement des éventuels vacataires étudiants.

Gestion pédagogique

• Suivre le calendrier de l'ENS‑PSL, rappeler les dates limites aux collègues concernés.
• Mettre à jour l’offre de cours, le suivi pédagogique des étudiants, les maquettes des formations (DENS, Master) sur l’application Pegasus.
• Mettre à jour l’offre de cours sur Moodle : création des cours, inscription des enseignants référents.
• Collecter et saisir les notes et validations des enseignants extérieurs à l'ENS‑PSL (vacataires, cours extérieurs).
• Veiller au reporting de la saisie des notes et validations.
• Transmettre les notes aux établissements partenaires.
• Assurer la gestion pédagogique du master PAT (parcours arts transdisciplinaire) : inscription, saisie des notes, préparation des jurys d’admission et de validation.

Soutien logistique

• Gérer les réservations des 4 salles du département et du théâtre.
• Gérer l’accès au matériel audiovisuel et à la salle de montage.
• Organiser la logistique des jurys et événements du département (réservations des salles, visioconférence, restauration le cas échéant).
• Assurer le soutien administratif et logistique aux manifestations organisées par le département ARTS (séminaires, colloques, journées d’études, conférences).

Communication

• Assurer la mise à jour du site du département, publier les actualités institutionnelles.
• Préparer les ordres du jour et comptes rendus de réunions de départements.

SPECIFICITES DU POSTE

• Polyvalence des tâches.
• Confidentialité des données traitées.
• Respect de la réglementation et des délais de procédure.
• Capacité à assumer de front les différentes missions du poste (notamment le suivi de plusieurs budgets).

Ce poste requiert autonomie et prise d’initiative, tout en se référant régulièrement à la direction et au conseil de département.

COMPÉTENCES ATTENDUES

Diplôme : Baccalauréat minimum.

Connaissances

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
• Connaissance de base de la réglementation budgétaire et comptable.
• Connaissance de base de la réglementation en ressources humaines.

Compétences techniques

• Savoir travailler en équipe.
• Savoir mettre en œuvre et respecter les délais d’un calendrier d’opération.
• Savoir jouer un rôle de conseil, d’aide ou de décision.
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants.
• Savoir rédiger des notes techniques ou d’information, savoir expliquer les textes réglementaires.

Compétences comportementales

• Autonome et prise d’initiative.
• Etre fiable.
• Etre organisé et méthodique.
• Posséder le sens du relationnel et de la confidentialité.
• Etre réactif, adaptation rapide aux situations nouvelles.
• Etre pédagogue et patient.
• Avoir le souhait de continuer à se former pour s’adapter aux besoins et évolutions du poste.

AUTRES INFORMATIONS

Poste à pourvoir le : 01 / 01 / 2026
Lieu de travail : 45 rue d'Ulm
Quotité de travail : 100%
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 2 ans – rémunération selon grille et expérience)
L'ENS-PSL est un établissement handi‑accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.