Executive & Personal Assistant

TrainSweatEat; Biot; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Trainsweateat recherche un(e) Executive & Personal Assistant pour assurer la gestion globale de la Direction, tant professionnelle que privée, dans les Alpes‑Maritimes. Vous exercerez une autonomie élevée et une grande mobilité pour accompagner la Direction lors de déplacements répétés.

Vos missions incluront la gestion d'agendas, l'organisation de déplacements, la préparation de réunions et la coordination de multiples priorités, tout en garantissant confidentialité et discrétion.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction ou personnel(le).
• Maîtrise des outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack).
• Sens de l'organisation hors pair et gestion des urgences et des imprévus.

Responsibilities

• Gérer des agendas complexes, planifier rendez‑vous et réunions (professionnels et personnels).
• Organiser les déplacements professionnels (transports, hébergements, logistique sur place).
• Préparer les réunions clés: ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire.
• Coordonner plusieurs priorités et projets avec flexibilité et réactivité face aux changements.
• Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges.
• Gérer la communication écrite: rédaction, mise en forme et relecture de documents.
• Piloter des tâches de gestion quotidienne (factures, prestataires, fournitures) et soutien personnel.
• Être un soutien de confiance et garantir une confidentialité stricte.

Skills

Gestion d'agendas complexes

Organisation & planification

Rigueur & confidentialité

Anglais professionnel

Communication écrite & orale

Proactivité & autonomie

Outils bureautiques

Tools

Google Workspace

Notion

Slack

Job description

L'équipe Trainsweateat est à la recherche d'un(e) Executive & Personal Assistant.

Véritable partenaire de confiance, vous prenez en charge la gestion globale — professionnelle et privée — de la Direction. Autonome et réactif/ve, vous orchestrez le quotidien, anticipez les besoins et veillez à l'efficacité de chaque journée.

Le poste est basé dans les Alpes-Maritimes et nécessite une grande mobilité pour accompagner la Direction dans ses déplacements fréquents.

Vos principales missions seront les suivantes :

- Gérer des agendas complexes, planifier les rendez‑vous et réunions (professionnels et personnels), anticiper les déplacements et ajuster selon les priorités

- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hébergements, logistique sur place) avec rigueur et réactivité

- Préparer les réunions clés : coordination logistique, ordre du jour, documents de support, prise de notes si nécessaire

- Coordonner plusieurs priorités et projets, sans en compromettre la qualité, en faisant preuve de flexibilité et de réactivité face aux changements de dernière minute et aux urgences

- Relayer les demandes internes et externes, filtrer les sollicitations et prioriser les échanges

- Gérer la communication écrite : rédaction, mise en forme et relecture de documents (emails, présentations, comptes rendus, etc.)

- Piloter certaines tâches de gestion quotidienne, tant sur le plan professionnel (factures, prestataires, fournitures, etc.) que personnel (planning, logistique, services)

- Être un soutien de confiance, capable de garder la tête froide face à l’imprévu, tout en garantissant une stricte confidentialité.

Vous pourriez être le prochain membre de notre équipe si :

- Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou personnel(le), idéalement dans un environnement dynamique

- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et de planification (Google Workspace, Notion, Slack, etc.)

- Vous faites preuve d’un sens de l’organisation hors pair et savez gérer les urgences et les imprévus avec calme et efficacité

- Vous avez un sens aigu de la confidentialité, êtes rigoureux(se) ultra-discret(e) et digne de confiance

- Vous savez travailler dans l’ombre tout en jouant un rôle clé dans la fluidité de l’organisation

- Vous possédez une excellente capacité de communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral

- Vous êtes proactif(ve), autonome et toujours à l’écoute des besoins, même non exprimés

- Vous maîtrisez l’anglais professionnel

- Vous résidez dans les Alpes-Maritimes (06) ou souhaitez vous y installer

Détails du poste :

• Typedecontrat:CDIàtempsplein
• Datededémarrage:dèsquepossible
• Lieu: Biot (Alpes-Maritimes) avec déplacements fréquents