Assistant(e) Planification et Administration (F/H)

COORDEF Ingénierie; France; On-site; EUR 29,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Téléphone portable

Ordinateur portable

Mutuelle d'entreprise

Job summary

COORDEF Ingénierie recherche un Assistant(e) Planification et Administration pour l’Île-de-France. Vous gérerez les rendez-vous, planifierez les tournées et assurerez l’accueil téléphonique et le suivi administratif.

Le poste implique la gestion d’agendas, l’élaboration de devis et la facturation, avec une exigence de polyvalence et de service client. CDI, 32K€ brut annuels, matériel fourni et mutuelle d’entreprise.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent.
• Une expérience souhaitée en planification, assistanat administratif ou gestion commerciale.
• Vous êtes polyvalent(e), autonome, fiable, organisé(e) et rigoureux(se).
• Maîtrise des outils de secrétariat et gestion administrative (agendas partagés, devis et factures).
• Bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles, à l’écrit et à l’oral.

Responsibilities

• Gestion des rendez-vous clients et reports/urgences.
• Planification et organisation des tournées des techniciens et commerciaux.
• Gestion des agendas et coordination entre intervenants.
• Travaux de secrétariat et traitement des demandes clients (e-mails/téléphone).
• Élaboration et suivi des devis et commandes, facturation.
• Polyvalence administrative et amélioration des procédures internes.

Skills

Planification

Secrétariat

Gestion administrative

Polyvalence

Rigueur

Service client

Travail en équipe

Organisation

Education

Bac à Bac+2 en assistanat administratif

Tools

Pack Office 365

Word

Excel

Outlook

Job description

Assistant(e) Planification et Administration (F/H)

Assistant(e) Planification et Administration (F/H) Île-de-France

Offre n° 6474546
Assistant(e) Planification et Administration (F/H)

Publié le 01 septembre 2026

Votre mission ?

1. Gestion des rendez-vous clients*
   • Réceptionner les demandes clients par téléphone, e-mail ou autres canaux.
   • Planifier et prendre les rendez-vous pour les interventions.
   • Confirmer les rendez-vous auprès des clients.
   • Gérer les reports, annulations et urgences.
   • Assurer le suivi quotidien du planning des interventions.
2. Planification et organisation des tournées*
   • Organiser les tournées des techniciens ou commerciaux.
   • Optimiser les déplacements en tenant compte des points GPS et des secteurs géographiques.
   • Répartir les interventions selon les disponibilités et compétences des collaborateurs.
   • Ajuster les tournées en cas d'imprévus.
   • Suivre les retours terrain et mettre à jour les plannings.
3. Gestion des agendas*
   • Retranscrire et actualiser les rendez-vous dans les agendas des collaborateurs.
   • Coordonner les actions entre les différents intervenants.
   • Vérifier la cohérence des plannings et des temps de déplacement.
   • Communiquer les modifications de planning aux équipes concernées.
4. Travaux de secrétariat*
   • Assurer l'accueil téléphonique et traiter les demandes clients.
   • Mettre à jour les bases de données clients et les dossiers administratifs.
   • Gérer les e-mails et suivre les demandes administratives.
5. Gestion commerciale*
   • Élaborer et envoyer les devis selon les directives du responsable de pôle.
   • Relancer les devis en attente de validation.
   • Suivre administrativement les commandes et prestations.
   • Mettre à jour les tableaux de suivi d'activité.
6. Facturation*
   • Établir et envoyer les factures.
   • Vérifier la conformité des prestations à facturer.
7. Polyvalence administrative*
   • Participer aux missions administratives du pôle selon les besoins de l'activité.
   • Assister les responsables dans le suivi des dossiers.
   • Contribuer à l'amélioration des procédures internes et de l'organisation.

Profil recherché

Vous vous reconnaissez dans ces missions ? Voici le profil que nous valorisons :

• Formation Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent.
• Une expérience souhaitée en planification, assistanat administratif ou gestion commerciale.
• Vous êtes polyvalent(e), autonome, fiable, organisé(e) et rigoureux(se), notamment pour la gestion de tâches parfois confidentielles.
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative (agendas partagés, outils de planification, établissement de devis et factures.).
• Vous avez le sens des priorités et un excellent sens du service client.
• Vous disposez d'une grande aisance rédactionnelle et relationnelle, à l'écrit, à l'oral et par téléphone.
• Vous avez la capacité de travailler en équipe et de collaborer avec plusieurs intervenants et services.
• Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment le Pack Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.).

Les avantages de ce poste

• Rémunération : 32K€ brut annuel sur 12 mois.
• Matériel professionnel mis à disposition : téléphone portable et ordinateur portable.
• Mutuelle d'entreprise avantageuse.
• Démarrage : dès que possible.
• Lieu du poste : Rue de la Galmy à Chessy (77) - à 2 minutes de la gare Val d'Europe.

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable