Executive Assistant to CEO & Business Operations

ATIS.cloud; Annecy; Sur place; EUR 60 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

ATIS.cloud recrute à Annecy un(e) Executive Assistant to CEO & Business Operations. Directement rattaché(e) au CEO, vous occuperez un rôle de confiance au cœur de l’organisation et accompagnerez la direction dans la gestion de ses priorités, la coordination opérationnelle et le suivi de projets transversaux.

Vous serez notamment amené(e) à organiser l’agenda, préparer et suivre les dossiers, assurer le suivi des décisions et coordonner les sujets avec les clients et partenaires, tout en

Qualifications

• Expérience en fonction d’assistant(e) exécutif(ve) ou équivalent.
• Autonomie, fiabilité et confidentialité exigées.
• Capacité à anticiper et prioriser les priorités et projets.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du CEO et optimiser les déplacements.
• Préparer et suivre les dossiers et réunions importantes.
• Suivre les décisions et actions avec les équipes et partenaires.
• Coordonner les sujets avec clients, fournisseurs et prestataires.
• Participer au recrutement et à l’onboarding.
• Suivre les KPI et le suivi financier (ARR/MRR, budget).
• Piloter des projets internes et améliorer les process grâce au numérique.

Connaissances

Executive Assistant

Office Management

Coordination transversale

CRM

Anglais courant

Formation

Bac+3 à Bac+5 en management, finance, commerce ou international business

Outils

CRM

Description du poste

ATIS.cloud recrute à Annecy un(e) Executive Assistant to CEO & Business Operations.

Directement rattaché(e) au CEO, vous occuperez un rôle de confiance au cœur de l’organisation et accompagnerez la direction dans la gestion de ses priorités, la coordination opérationnelle et le suivi de projets transversaux.

Le poste dépasse largement l’assistanat de direction traditionnel. Il demande une forte capacité d’anticipation, beaucoup d’autonomie et un véritable sens des responsabilités.

Trois dimensions sont essentielles : confidentialité, anticipation et ownership.

Vous aurez accès à des informations sensibles, financières et stratégiques. Discrétion, fiabilité et confidentialité sont donc indispensables.

Vous devrez également savoir anticiper : identifier un problème avant qu’il devienne urgent, préparer un rendez-vous avant qu’on vous le demande, détecter une échéance, relancer la bonne personne ou réunir les informations nécessaires à une décision.

Enfin, lorsqu’un sujet vous est confié, votre rôle ne s’arrête pas à transmettre une demande. Vous en assurez le suivi jusqu’à sa résolution.

Vous serez notamment amené(e) à :

• organiser et optimiser l’agenda, les rendez-vous et les déplacements du CEO
• préparer et suivre les dossiers et réunions importantes
• assurer le suivi des décisions et des actions auprès des équipes
• coordonner certains sujets avec les clients, partenaires, fournisseurs et prestataires
• organiser les salons et événements professionnels en France et à l’international
• prendre en charge différents sujets administratifs et organisationnels du quotidien de la direction
• participer au recrutement et à l’onboarding
• contribuer au suivi commercial et à la qualité du CRM
• suivre certains contrats, renouvellements, facturations et échéances
• préparer et maintenir les tableaux de bord de pilotage du CEO
• suivre les principaux KPI financiers et opérationnels : chiffre d’affaires, ARR/MRR, facturation, encaissements, dépenses récurrentes, budget vs réalisé, trésorerie et renouvellements
• identifier les écarts ou points nécessitant l’attention de la direction
• coordonner la collecte des informations avec la comptabilité, la finance et les équipes internes
• piloter certains projets internes et transversaux
• améliorer les process grâce aux outils numériques, à l’IA et à l’automatisation

Il ne s’agit pas de remplacer la fonction financière ou le cabinet comptable, mais de permettre au CEO de disposer en permanence d’une information claire, structurée et exploitable pour piloter l’entreprise.

Le poste est basé à Annecy, avec une présence régulière aux côtés de la direction.

Nous recherchons idéalement une personne ayant déjà occupé une fonction d’Executive Assistant, Assistant(e) de direction auprès d’un dirigeant, Office Manager senior, Operations Coordinator ou une fonction équivalente.

Une expérience de plusieurs années dans une PME, une startup, une entreprise SaaS, un environnement international ou directement auprès d’un dirigeant sera particulièrement appréciée.

Une formation Bac+3 à Bac+5 en management, gestion, finance, commerce ou international business constitue un plus. L’expérience, le jugement, la fiabilité et la capacité à prendre des responsabilités seront cependant plus importants que le diplôme.

Un anglais professionnel courant est indispensable, à l’écrit comme à l’oral.

ATIS.cloud évolue quotidiennement dans un environnement international. Vous devrez pouvoir échanger directement avec des interlocuteurs étrangers, participer à des réunions, préparer des communications et organiser des sujets internationaux sans intermédiaire.

Nous recherchons avant tout une personne extrêmement fiable, structurée, discrète, autonome et pragmatique.

Quelqu’un capable d’anticiper, de prioriser, de comprendre les chiffres, de détecter les sujets importants et de faire avancer les choses sans supervision constante.