Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions; Paris; Hybride; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Résumé du poste

Horizon Trading Solutions, FinTech à taille humaine basée à Paris, recherche un Office Manager & Assistante de direction en CDI pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Rattaché(e) au département Finance, vous assurez un rôle opérationnel clé et coordonnez les actions entre le siège et les bureaux internationaux, avec une forte autonomie.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat de direction et d’équipe.
• Expérience en environnement banque d’affaires, fonds d’investissement ou cabinet de conseil fortement appréciée.
• Expertise dans la gestion de déplacements professionnels complexes.
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
• Anglais professionnel courant (écrit et oral).

Responsabilités

• Organiser les déplacements professionnels des équipes et de la Direction (transports, hébergements, logistique).
• Gérer des déplacements complexes dans un environnement international.
• Assurer le suivi, le reporting et l’optimisation des coûts.
• Mettre en place et améliorer les process liés aux voyages.
• Gérer les assurances et coordonner avec les partenaires.
• Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction.
• Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites).
• Assurer l’interface avec des interlocuteurs externes (actionnaires, fonds d’investissement, partenaires).
• Coordonner la logistique et la préparation des instances de gouvernance.
• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité.
• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des bureaux parisiens.
• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs.
• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants.
• Créer et suivre les badges d’accès.
• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements).
• Participer aux projets d’aménagement et d’optimisation des espaces.

Connaissances

Organisation

Priorisation

Communication

Confidentialité

Anglais pro

Gestion déplacements

Coordination

Gestion agenda

Outils

MS Office

Suite bureautique

Description du poste

Horizon Trading Solutions est une FinTech à taille humaine (environ 150 collaborateurs), spécialisée dans la conception d’une plateforme de trading électronique multi-actifs. Présente en France et à l’international (Asie, Moyen-Orient, Amérique du Nord), l’entreprise évolue dans un environnement exigeant, innovant et en forte croissance.

Engagée pour une finance plus responsable, Horizon Trading Solutions est certifiée B-Corp depuis 2022 et mène des actions concrètes en faveur de l’impact environnemental et social.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI, rôle central pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Votre rôle

Rattaché(e) au département Finance, vous êtes un pilier opérationnel du siège parisien et un point de coordination pour les autres bureaux.

Vous intervenez avec un haut niveau d’autonomie, dans un environnement international, et encadrez un(e) alternant(e).

Vos missions

Déplacements professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des équipes et de la Direction (transports, hébergements, logistique)
• Gérer des déplacements complexes dans un environnement international
• Assurer le suivi, le reporting et l’optimisation des coûts
• Mettre en place et améliorer les process liés aux voyages
• Gérer les assurances et coordonner avec les partenaires

Assistanat de direction

• Gérer les agendas du CEO et de certains membres de la Direction
• Organiser les réunions stratégiques (COMEX, conseils, offsites)
• Assurer l’interface avec des interlocuteurs externes (actionnaires, fonds d’investissement, partenaires)
• Coordonner la logistique et la préparation des instances de gouvernance
• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité

Office Management & services généraux

• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des bureaux parisiens
• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs
• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants
• Créer et suivre les badges d’accès
• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements)
• Participer aux projets d’aménagement et d’optimisation des espaces

Projets transverses & coordination

• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, consommables, etc.)
• Sourcer et piloter les fournisseurs
• Suivre les facturations en lien avec les équipes internes
• Coordonner les sujets Office Management avec les bureaux internationaux
• Contribuer à la structuration et à l’amélioration continue des process

Profil recherché

• Expérience significative en assistanat de direction et assistanat d’équipe
• Expérience en environnement type banque d’affaires, fonds d’investissement ou cabinet de conseil fortement appréciée
• Expertise dans la gestion de déplacements professionnels complexes
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation
• Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
• Sens de la confidentialité, rigueur et fiabilité
• Anglais professionnel courant (écrit et oral)

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un rôle central, transversal et visible dans une entreprise internationale à taille humaine
• Un environnement structuré, exigeant mais bienveillant
• Une entreprise engagée, certifiée B-Corp
• Télétravail possible, selon l’organisation et les besoins du poste
• Des bureaux idéalement situés à deux pas du Parc Monceau

Horizon is an equal opportunity employer. We promote diversity, multiculturalism, and inclusion.