Executive Assistant & Office Manager

TALENTS UNIS; Paris; In loco; EUR 55.000 - 75.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Talents Unis recherche un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour accompagner sa CEO au sein d’un groupe évoluant dans le secteur financier.

Dans un contexte de croissance et de développement international, vous occupez un rôle central dans l’organisation quotidienne de la direction, assurant l’agenda, les déplacements, les réunions et le fonctionnement du bureau parisien.

Competenze

• Expérience similaire idéalement acquise dans un environnement international exigeant.
• Avoir accompagné une direction juridique ou participé à l’organisation des instances de gouvernance.
• Organisé(e), rigoureux(se) et autonome.

Mansioni

• Gérer l’agenda et l’organisation des déplacements de la CEO en France et à l’étranger.
• Préparer les réunions de direction et rassembler les documents nécessaires.
• Contribuer à la préparation des conseils d’administration et des assemblées générales, et au suivi de la gouvernance.
• Organiser le bureau parisien et coordonner fournisseurs et interlocuteurs internes/externes.

Conoscenze

Organisation

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Aisance relationnelle

Sens du service

Strumenti

Outils bureautiques (MS Office)

Descrizione del lavoro

Talents Unis, spécialiste du recrutement d'assistant(e)s de direction, d'office managers et de profils RH, recherche pour son client, groupe évoluant dans le secteur financier, un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour accompagner sa CEO.

Dans un contexte de croissance et de développement international, vous occupez un rôle central dans l’organisation quotidienne de la direction. Véritable relais de confiance, vous facilitez les échanges, anticipez les besoins et veillez au bon déroulement des activités, avec une répartition d’environ 80 % d’assistanat de direction et 20 % d’office management.

Directement rattaché(e) à la CEO, vous assurez la gestion de son agenda et l’organisation de ses déplacements en France et à l’étranger. Vous coordonnez les rendez-vous avec ses interlocuteurs internes et externes, traitez la correspondance et assurez le suivi des frais de déplacement, en veillant à l’optimisation des coûts et des procédures.

Vous préparez et organisez les réunions de direction, rassemblez les documents nécessaires et contribuez à la réalisation des présentations et des dossiers de réunion. En lien étroit avec la direction juridique, vous participez également à la préparation des Conseils d’administration et des Assemblées générales, ainsi qu’au suivi de la documentation liée à la gouvernance.

Vous prenez part à l’organisation des séminaires réunissant les différents bureaux du groupe et des événements internes et externes. Vous assurez par ailleurs le bon fonctionnement du bureau parisien, en coordonnant les fournisseurs, les prestataires et les interlocuteurs concernés.

Vous justifiez d’une expérience similaire idéalement acquise dans un environnement international exigeant (conseil, cabinet d’avocats, fonds d’investissement..).

Vous avez déjà accompagné une direction juridique ou participé à l’organisation des instances de gouvernance.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous savez hiérarchiser les priorités et anticiper les attentes de vos interlocuteurs. Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre discrétion vous permettent de construire des relations de confiance avec des interlocuteurs variés. Vous appréciez les fonctions polyvalentes et accordez une attention particulière à la qualité et à la confidentialité des informations traitées.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d’excellentes capacités rédactionnelles en français comme en anglais.