Document Controller – Programme Défense F/H

WeRecruit; Versailles; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recrute un Document Controller pour renforcer le programme industriel majeur du secteur de la défense, basé à Versailles (Île-de-France). Vous structurerez, mettrez à jour et assurerez le suivi de la documentation produite par les différentes entités du programme, en lien direct avec le Program Manager.

Vous assurerez également la coordination des contributeurs, les relances et le respect des échéances, et apporterez un soutien quotidien au pilotage.

Qualifications

• Gestion documentaire du programme
• Coordination des contributeurs internes et externes
• Support au pilotage et au Program Manager

Responsabilités

• Pilotage et suivi de la documentation du programme
• Organisation et mise à jour de la documentation projet
• Vérification de la cohérence, traçabilité et diffusion des documents
• Suivi des versions, statuts, validations et échéances
• Contrôle de la complétude et conformité des livrables
• Mise à jour des tableaux de suivi et des indicateurs
• Préparation et consolidation des dossiers documentaires
• Identification des documents manquants ou à mettre à jour
• Archivage et traçabilité selon les règles du programme
• Interlocution privilégiée des contributeurs sur les sujets documentaires
• Collecte d'informations auprès d'interlocuteurs internes et externes
• Relances auprès des entités du GME
• Suivi des échéances et respect des engagements documentaires
• Gestion des blocages et proposition de solutions
• Facilitation de la circulation de l'information entre les parties prenantes
• Support quotidien au Program Manager dans le pilotage
• Préparation et consolidation des informations nécessaires au pilotage
• Suivi des actions et décisions des réunions
• Maturation des points d’attention et retards nécessitant arbitrage
• Proposition d’améliorations des processus documentaires
• Backup du Program Manager sur certaines tâches de coordination

Description du poste

Contexte du projet :

Dans le cadre du renforcement d’un programme industriel majeur dans le secteur de la défense, nous recherchons un(e) Document Controller afin d’assurer la gestion, la coordination et le suivi de la documentation du programme.

Rattaché(e) à l’équipe Programme et en lien direct avec le Program Manager, vous jouerez un rôle central dans la structuration, la mise à jour, la circulation et le suivi des documents produits par les différentes entités impliquées dans le programme.

Au-delà de la gestion documentaire, vous serez également amené(e) à assurer un rôle de coordination et de support au pilotage, en veillant au respect des échéances et en contribuant activement à faire avancer les différents sujets.

Vos missions :

Gestion documentaire

• Assurer le pilotage et le suivi de la documentation du programme ;


• Organiser, structurer et maintenir à jour la documentation projet ;


• Garantir la cohérence, la traçabilité et la bonne diffusion des documents ;


• Suivre les différentes versions, statuts, validations et échéances documentaires ;


• Contrôler la complétude et la conformité des livrables documentaires ;


• Mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs associés ;


• Préparer et consolider les dossiers documentaires nécessaires aux différentes instances du programme ;


• Identifier les documents manquants, en retard ou nécessitant une mise à jour ;


• Assurer l’archivage et la traçabilité des documents selon les règles du programme.

Coordination des contributeurs

• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des différents contributeurs sur les sujets documentaires ;


• Collecter les informations nécessaires auprès des interlocuteurs internes et externes ;


• Effectuer les relances auprès des différentes entités du GME ;


• Suivre les échéances et s’assurer du respect des engagements documentaires ;


• Identifier les points de blocage et contribuer à leur résolution ;


• Faciliter la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes.

Support au Program Manager

• Apporter un support quotidien au Program Manager dans le suivi du programme ;


• Préparer et consolider les informations nécessaires au pilotage ;


• Assurer le suivi des actions et décisions prises en réunion ;


• Mettre en évidence les points d’attention, retards et sujets nécessitant un arbitrage ;


• Être force de proposition pour améliorer l’organisation et les processus documentaires ;


• Assurer un rôle de backup du Program Manager sur certains sujets de coordination.