DGA/DIE/TA - Assistant(e) de la sous-direction affaires générales et DMR

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Toulouse; Presencial; EUR 28 000 - 36 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Le Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Toulouse pour assurer le secrétariat de la sous-direction affaires générales et de la division maîtrise des risques.

Vous gérerez le courrier, les archives et la coordination des activités, tout en assistant le responsable du site des Ballastières dans la gestion quotidienne et les déplacements.

Qualificações

• Expérience en secrétariat et gestion administrative exigée.
• Bonne organisation et gestion des priorités.
• Capacité à coordonner plusieurs activités et interlocuteurs.

Responsabilidades

• Assurer les activités de secrétariat au profit des sous-direction et division.
• Administrer le courrier et archiver les documents émis.
• Coordonner les activités de sensibilisation de la division DMR.
• Assister le responsable du site dans la gestion opérationnelle.
• Filtrage des appels et prise/hiérarchisation des rendez-vous.

Conhecimentos

Secrétariat

Gestion administrative

Gestion d'agenda

Ferramentas

HQTIME

Descrição da oferta de emprego

Vos missions en quelques mots

Les missions principales du poste sont :

• Assurer les activités de secrétariat au profit de la sous-direction affaires générales et de la division maitrise des risques
• Administrer le courrier et archiver les documents émis,
• Assurer la coordination des activités de sensibilisation de la division DMR
• Assister le responsable du site des Ballastières dans la gestion du site.

Filtrage des appels, analyse et exploitation des messages

Prise et hiérarchisation des rendez-vous

Gestion croisée des agendas et des déplacements

Préparation et suivi des parapheurs à la signature

Vérification de la conformité des documents :

Pilotage et Gestion :

• Contribution au pilotage de la sous-direction
• Prises en charge des dossiers d’intérêt général (notamment l’archivage)
• Suivi des présences/absences via HQTIME :
• Préparation et vérification des éléments variables de paye :