Assistant de Direction & Moyens Généraux H/F

Innov8 Group; France; Hybride; EUR 36 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Innov8 Tower recrute une personne dynamique pour occuper le poste d’assistant du Directeur Général et coordonner les moyens généraux de l’immeuble. Vous serez le point de contact pour les clients, fournisseurs et partenaires internationaux.

Vous accompagnerez le DG dans l’organisation de ses rendez-vous, préparerez les réunions et veillerez à la circulation de l’information, tout en garantissant un accueil de qualité pour les collaborateurs et visiteurs.

Qualifications

• Expérience avérée en assistanat de direction et office management.
• Capacité à coordonner des interlocuteurs internes et externes.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Directeur Général et organiser ses rendez‑vous.
• Coordonner les moyens généraux et les services du site.
• Assurer l’accueil et l’accueil des visiteurs et des partenaires internationaux.
• Préparer les réunions et suivre les actions.
• Assurer une circulation fluide de l’information entre les interlocuteurs.

Connaissances

Gestion d'agenda

Coordination internationale

Accueil clients et partenaires

Office management

Gestion des moyens généraux

Anglais professionnel

Outils

Suite Office

Description du poste

Au sein d’Innov8 Tower, vous occuperez un rôle clé au côté de notre Directeur Général, tout en assurant la coordination et le bon fonctionnement des moyens généraux de l’immeuble.

Véritable point de contact au quotidien, vous accompagnerez le DG dans l’organisation de ses rendez‑vous et échanges avec nos interlocuteurs internes et externes, notamment avec de nombreux clients, fournisseurs et partenaires internationaux.

Vous contribuerez également à garantir un environnement de travail fonctionnel, accueillant et de qualité pour les collaborateurs comme pour les visiteurs.

Vos principales missions

Assistanat du Directeur Général

• Gérer l’agenda du DG et organiser ses rendez‑vous, réunions et déplacements.

• Préparer et coordonner ses rendezvous avec les clients, fournisseurs et partenaires, notamment internationaux.

• Préparer les réunions et assurer le suivi des actions et informations nécessaires.

• Faciliter les échanges et assurer une bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.

• Apporter un soutien administratif au DG dans son quotidien.

Gestion des moyens généraux

• Veiller au bon fonctionnement quotidien de l’immeuble et des espaces de travail.

• Être l**’interlocuteur des prestataires** et fournisseurs sur place : maintenance, entretien, sécurité, fournitures, etc.

• Suivre les interventions, demandes techniques et éventuels incidents.

• Gérer les commandes et les besoins courants liés au fonctionnement du site.

• Veiller à la qualité de l’accueil, des espaces communs et des services proposés aux collaborateurs et visiteurs.

Accueil & coordination internationale

• Être en contact régulier avec des interlocuteurs anglophones.

• Accueillir et accompagner des clients, fournisseurs et partenaires internationaux.

• Faciliter l’organisation de leurs rendezvous et leur venue sur site.

• Assurer une communication professionnelle en français comme en anglais.

Nous recherchons avant tout une personne dynamique, polyvalente et orientée service, capable de s’adapter à un environnement où les journées ne se ressemblent pas.

Vous êtes :

• Réactif/ve et savez gérer les priorités et les imprévus
• Autonome, tout en sachant solliciter les bons interlocuteurs lorsque nécessaire
• Rigoureux/se et organisée, avec le souci du détail
• Serviable et à l’écoute, avec un véritable sens du service
• À l’aise dans les échanges avec des interlocuteurs de tous niveaux, y compris des clients et partenaires externes
• À l’aise en anglais, à l’oral comme à l’écrit, pour échanger quotidiennement avec des interlocuteurs internationaux

Une solide expérience en assistanat de direction, office management, gestion des moyens généraux ou accueil haut de gamme sera appréciée.