Coordonnateur administratif - F/H

GIP Paris Formations & Compétences; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Accès restaurant d’entreprise

Titre de transport 75% pris en charge

44 jours de congés annuels + 3 à 5 JBC

Télétravail 1 jour/semaine

Résumé du poste

GIP Paris Formations & Compétences recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Direction et ses adjoints. Vous organisez le secrétariat, gérez les agendas, préparez les rendez‑vous et rédigez les comptes rendus des réunions.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les services et partenaires, assurant le suivi des dossiers et des décisions tout en préparant les éléments pour les réunions du CA et autres instances.

Qualifications

• Bac+5 requis, expérience 1 an minimum sur poste similaire.
• Bonne connaissance du fonctionnement d'une administration.
• Maîtrise des logiciels de gestion GRC/ERP.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint).

Responsabilités

• Organiser et coordonner le secrétariat de Direction.
• Gérer les agendas et les priorités.
• Préparer les rendez‑vous et entretiens.
• Constituer et mettre à jour les tableaux de suivi.
• Rédiger les comptes rendus et procès‑verbaux.
• Assurer le suivi des demandes adressées à la Direction.
• Préparer les dossiers et documents pour les réunions.
• Mettre en place les tableaux d’actions et décisions.

Connaissances

Rigueur

Sens de l’organisation

Excellente relationnel

Discrétion

Flexibilité

Réactivité

Esprit d’initiative

Sens du service public

Travail en équipe

Formation

Bac+5

Outils

GRC/ERP

MS Office (Word Excel Outlook SharePoint)

Description du poste

Vos missions

Vous êtes rattaché(e) à la Direction, que vous assistez étroitement dans le cadre de ses missions et des projets dont elle a la charge. Vous êtes en charge des activités organisationnelles et le suivi des dossiers qui vous sont confiés.

Vous aurez pour missions principales :

Assurer un appui quotidien à la direction et ses adjoints :

• Organiser et coordonner le secrétariat de Direction
• Gérer les agendas et les priorités
• Préparer les rendez‑vous et entretiens
• Anticiper les échéances et les besoins de la Direction
• Identifier les informations nécessaires à la préparation des dossiers
• Rechercher les informations auprès des services, partenaires et interlocuteurs concernés
• Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision
• Assurer le suivi des demandes adressées à la Direction
• Constituer et mettre à jour les tableaux de suivi, échéanciers et outils de pilotage.

Préparer et suivre les réunions et instances :

• Organiser les réunions de Direction, groupes de travail, commissions et instances
• Préparer les ordres du jour et les calendriers
• Recueillir les contributions auprès des différents services
• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions
• Vérifier la complétude et la cohérence des documents transmis
• Préparer les supports de présentation
• Participer à la préparation des instances : CA, CSA, CRAFCCA et autres instances relevant du périmètre de la Direction
• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et procès‑verbaux
• Assurer leur mise en forme et leur diffusion
• Mettre en place et suivre les tableaux d’actions et décisions
• Assurer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés
• Préparer et suivre les élections du CA et CSA.

Produire des notes d’analyse, études et documents :

• Rechercher et collecter les données et les informations nécessaires à l’analyse d’un dossier
• Identifier et sélectionner les sources pertinentes
• Analyser et mettre en perspective les informations recueillies
• Réaliser des recherches documentaires et réglementaires
• Élaborer des notes de synthèse et des notes d’analyse
• Produire des études ou des états des lieux sur des thématiques identifiées par la Direction
• Formuler, lorsque cela est pertinent, des propositions ou des pistes d’évolution
• Actualiser les analyses et documents en fonction de l’évolution des données et du contexte
• Assurer le suivi de dossiers transversaux.

Liste non exhaustive

Profil recherché

Titulaire d’un Bac+5, vous justifiez idéalement d’une expérience sur un poste similaire de minimum 1 ans, avec une connaissance du fonctionnement d'une administration.

• Connaissance de l’environnement professionnel de la formation
• Maîtrise des logiciels de gestion (GRC/ERP)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint)
• Rigueur et sens de l’organisation
• Excellent sens relationnel et discrétion
• Flexibilité, réactivité et esprit d’initiative
• Sens du service public et aptitude au travail en équipe.

Avantages

• 75 % du titre de transport pris en charges.
• Accès au restaurant d’entreprise.
• 44 jours de congés annuels + 3 à 5 jours bonifiés.
• Télétravail possible 1 jour/semaine selon les missions, ou organisation sur une semaine de 4,5 jours (sous condition d’ancienneté).
• Rémunération : 26 000 à 30 000 € brut/an, selon profil.
• CDD 12 mois - Catégorie A.
• Temps plein (37 h/semaine) - 1 607 heures annuelles.