Assistante de Direction F/H

Département d'Yvelines; Mantes-la-Jolie; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département d'Yvelines recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Mantes-la-Jolie pour soutenir la direction dans la gestion administrative, la coordination des équipes et l'organisation des formations.

Le candidat idéal doit avoir un BTS ou équivalent et être rigoureux dans son travail tout en garantissant la confidentialité des informations. Des compétences en gestion administrative et la maîtrise des outils bureautiques sont essentielles.

Le poste nécessite également un bon sens relationnel et la capacité à travailler de manière autonome.

Qualifications

• Assurer le suivi des dossiers du personnel et des formations.
• Maîtriser Word, Excel, Outlook et autres outils bureautiques.
• Gérer efficacement l'agenda de la direction et organiser les réunions.

Responsabilités

• Gérer les dossiers administratifs des agents.
• Organiser les sessions de formation et suivre les processus d'intégration.
• Assurer la liaison avec différents services et gérer les informations confidentielles.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise des outils bureautiques

Rédaction et communication professionnelle

Coordination entre les services

Formation

BTS ou équivalent

CAP

Description du poste

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Sous l’autorité du Directeur de la MEY l’assistante de direction assure le soutien administratif et logistique de la direction. Elle garantit la circulation de l’information, le suivi des dossiers du personnel et la coordination des activités administratives transversales en lien avec les assistantes administratives des différents services.

Gestion administrative du personnel :

• Assurer la tenue, l’alimentation et l’archivage des dossiers du personnel (papier et numérique)
• Gérer le temps de travail des agents : annualisation, congés, Compte Épargne Temps
• Mettre à jour et suivre les tableaux de bord RH (avancements, formations, congés, etc.)
• Rédiger et diffuser, dans le respect des obligations légales, diverses attestations à destination des agents
• Organiser et suivre le processus d’intégration des nouveaux agents : accueil, constitution du dossier, création du badge
• Assurer la liaison avec la médecine du travail : accidents de travail, RQTH, contre-indications et temps partiels thérapeutiques
• Gérer le suivi administratif des absences (maladie) en collaboration avec les équipes RH et les assistantes administratives
• Assurer la gestion et la mise à jour des plannings des cadres et du secrétariat
• Mutualiser et tenir à jour le répertoire des vacataires et leurs dossiers administratifs en collaboration avec l’assistante administrative.
• Gérer et suivre les dossiers des stagiaires et apprentis, incluant l’envoi des conventions et la gestion des variables de paie

Gestion des formations du personnel

• Planifier et organiser les sessions de formation en fonction des besoins des agents
• Assurer le suivi administratif des dossiers de formation (inscriptions, convocations, attestations)
• Coordonner avec les organismes de formation et les formateurs
  Support à la direction et communication interne
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : réception, distribution et envoi

Gestion de l’agenda de la Direction préparation des dossiers/documents et supports nécessaires à chaque rendez-vous.

• Assurer la coordination entre les différents services pour organiser les réunions (réservation de salles, logistique, matériel, invitations).
• Préparation des ordres du jour, assurer la prise de notes lors des réunions de cadres, rédiger les comptes rendus, diffuser les comptes rendus aux participants et parties prenantes dans les délais impartis.
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions (relance des responsables, mise à jour des tableaux de suivi)
• Mettre à jour et assurer la diffusion du tableau des astreintes cadres
• Coordonner l’organisation et le suivi des élections professionnelles, notamment le CSE et les élections syndicales
• Garantir la confidentialité des informations traitée

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

BTS ou équivalent

CAP

Savoir-faire

Gestion administrative et organisation du planning : assurer le suivi des agendas, organiser les réunions et gérer les priorités

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)

· Rédaction et communication professionnelle : assurer une communication claire avec les interlocuteurs internes et externes

· Gestion des dossiers du personnel (RH, formations…)

· Coordination entre les services : servir d’interface entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes pour faciliter les échanges

Savoir-être

Rigueur et organisation : travailler de manière méthodique en respectant les délais et procédures

· Autonomie et réactivité : savoir gérer les tâches sans supervision constante et répondre rapidement aux imprévus

· Discrétion et confidentialité : respecter la confidentialité des informations et agir avec professionnalisme

· Sens du relationnel : être à l’écoute, faciliter les échange

Autres

• Permis de conduire B nécessaire