Chef du Secrétariat et Administration du Groupement

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Hyères; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement et la coordination des activités du service.

Vous serez chargé(e) de la rédaction et de la mise en forme des documents, du suivi des frais et du classement, ainsi que du encadrement du personnel du secrétariat. Poste à pourvoir en gestion d’équipe et travail en collaboration avec les organismes présents sur la BAN.

Qualifications

• Compétences organisationnelles solides et maîtrise des outils bureautiques du pack Microsoft Office.
• Connaissance des techniques de secrétariat et capacité à travailler en équipe.
• Rigueur et autonomie au quotidien.

Responsibilities

• Superviser et coordonner les activités du secrétariat.
• Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs.
• Gérer les flux de communication: accueil téléphonique et orientation des appels.
• Saisir, suivre et liquidider les ordres de mission via CHORUS DT.
• Mettre en ligne les ordres du groupement et réaliser les achats selon les moyens autorisés.
• Encadrer et former le personnel placé sous votre responsabilité.
• Gérer le courrier arrivant (messagerie NEMO, courriels, courrier postal) et sa diffusion.
• Mettre à jour l’agenda du chef de groupement sous Outlook.
• Effectuer un appel journalier des personnels civils du groupement

Skills

Organisation et gestion du temps

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Tools

Microsoft Office

Job description

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer le bon fonctionnement et la coordination des activités du service.

Vous serez chargé(e) de la rédaction et de la mise en forme des documents, du suivi des frais et du classement, ainsi que du encadrement du personnel du secrétariat. Poste à pourvoir en gestion d’équipe et travail en collaboration avec les organismes présents sur la BAN.