Chargé de l'Accueil et du Standard - Rectorat de Grenoble 38 H/F

Rectorat; Grenoble; On-site; EUR 21,000 - 23,000; Full time

Job summary

Le Rectorat de l’Académie de Grenoble recherche un agent d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, orienter et informer selon la charte Services Public+, sur les sites Bir Hakeim et Champon. Vous ferez partie du pôle accueil-standard-courrier et travaillerez sous l’autorité de la cheffe de division.

Vous devrez être polyvalent, maîtriser l’expression orale et écrite, analyser les demandes et assurer la continuité de l’accueil, la sécurité des lieux et la gestion des

Qualifications

• Connaître l’organisation interne du rectorat et son environnement institutionnel.
• Maîtriser la rédaction de formulaires et la correspondance email.
• Savoir interpréter les demandes des usagers et orienter vers le service compétent.
• Respecter les consignes de sécurité et veiller à l’entretien de l’accueil.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
• Orientes les usagers vers le bureau compétent et gérer les messages.
• Réceptionner les plis et colis et suivre leur envoi.
• Gérer la boîte mail générique et les réservations de salles.
• Veiller à la propreté et à la sécurité des lieux et alerter en cas d’intrusion.

Skills

Polyvalence

Expression orale

Expression écrite

Rigueur et organisation

Accueil téléphonique

Accueil physique

Écoute et bienveillance

Savoir renseigner

Education

Employé qualifié

Job description

Missions Principales -L'agent d'accueil assure la réception physique et téléphonique, l'orientation et la première information des usagers, dans le cadre de la politique académique d'accueil et le respect de la charte Services Public +, sur les sites Bir Hakeim et Champon du Rectorat de l'académie de Grenoble. -Il s'inscrit dans le pôle accueil-standard-courrier, placé sous l'autorité de la cheffe de division et de son adjoint. Agent accueil téléphonique -Recevoir les appels téléphoniques des usagers et s'enquérir de leur demande. -Renseigner directement ou orienter vers l'interlocuteur ou le service compétent. -Transmettre les messages écrits et oraux aux usagers.Agent accueil physique -Accueillir les usagers et s'enquérir de leur demande. S'ils ont une convocation, les orienter vers le bureau compétent ou contacter le service gestionnaire. Si la personne n'a pas de rendez-vous, contacter le service demandé. -Réceptionner les plis et colis et en assurer le suivi (bordereau de dépôt). -Gérer la boite mail générique du rectorat et les réservations de salles de réunion. -Veiller au bon entretien de l'espace d'accueil (propreté, convivialité), tenir à jour la documentation proposée. -Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics, gérer la centrale d'alarme incendie en cas de déclenchement. -Veiller à la sécurité des abords et des entrées-sorties (contrôler les cartes et badges), alerter la hiérarchie en cas d'intrusion suspecte. -Effectuer tout travail de saisie, de classement ou autre, compatible avec l'accueil. -Participer à toute mission particulière relevant du domaine de la Division de la Logistique, notamment en ce qui concerne la sécurité des personnes et des biens.Horaires définis en fonction des horaires d'ouverture au public, entre 8h00 et 17h00.Profil recherché : Connaissances (à acquérir) : Connaître l'organisation interne du rectorat et son environnement institutionnel,Détenir des connaissances générales sur les grands domaines d'activités (gestion des examens et concours, des personnels, de l'orientation des élèves, de la formation, des prestations sociales),Maîtriser les outils de communication (aide aux usagers à la rédaction de formulaires), et courriel (réponses à réaliser à partir de l'adresse courriel SVE),Connaître le fonctionnement de la centrale de sécurité incendie. Savoir-faire : -Etre polyvalent.Posséder une bonne expression orale et écrite courante, ainsi qu'une bonne présentation,Savoir analyser une demande et renseigner de façon simple, précise et claire,Participer à la continuité de l'accueil physique et téléphonique, Savoir-être : Savoir être spécifiques aux missions d'accueil et de standard : courtoisie et bienveillance, bonne communication, écoute, adaptation aux différents types de publics accueillis, patience.

Experience: 1 MoisCompétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande clientLangues: Français exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale