Assistante - Secrétaire Asile - CDD H/F

Adoma; Pompey; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Adoma à Pompey recherche un assistant/secrétaire Asile H/F en CDD d'un mois renouvelable, chargé de l'accueil, du secrétariat et du suivi administratif des hébergements.

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et des appels, le suivi des commandes et des factures, la caisse et le suivi des réclamations.

Qualifications

• Gestion de l'accueil et du suivi administratif au sein d'un dispositif multi-sites.
• Rédaction des courriers et documents conformément aux procédures.
• Suivi des commandes et des factures via l'outil dédié.
• Gestion de la caisse selon les procédures internes et remise des fonds de secours.
• Enregistrement et suivi des réclamations des hébergés.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des hébergés et filtrage des rendez-vous.
• Secrétariat, gestion du courrier et des appels téléphoniques; rédaction de notes et documents.
• Gestion des commandes et des factures sur le système informatique.
• Bonne gestion de caisse et fonds de secours selon les procédures.
• Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus; gestion des plannings.

Skills

Accueil téléphonique

Secrétariat

Gestion du courrier

Rédaction de documents

Gestion des agendas

Job description

Dans le cadre d'un remplacement maladie, nous recherchons un(e): Assistant/Secrétaire Asile H/F en CDD (1 mois renouvelable).

Missions

Une mission d'intérêt général

Nos structures d'hébergement ont pour vocation d'accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité.

Au quotidien, les équipes veillent à un accueil et à un accompagnement social de qualité.

Rattaché au Directeur d'Hébergement (ou au Directeur d'Hébergement Adjoint), vous assurez la gestion de l'accueil et du suivi administratif au sein d'un multi-sites composée de plusieurs dispositifs d'hébergement asile situé à Pompey.

En tant qu'Assistant, agir concrètement pour l'intérêt général, c'est assurer :

• L'accueil physique et téléphonique de la structure et effectuer un premier filtre d'accueil des hébergés ayant des rendez-vous planifiés avec l'équipe de travailleurs sociaux
• Le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur
• Le traitement ainsi que le suivi des commandes et des factures sur l'outil informatique dédié
• La bonne gestion de la caisse dans le respect des procédures internes et remettre au public les fonds de secours
• L'enregistrement et le suivi des réclamations des personnes hébergées

C'est organiser :

• Les réunions de service, en y participant et en rédigeant les comptes rendus
• Les déplacements et gérer les agendas et les plannings