Assistante en gestion administrative - DFVU

Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP); Occitanie; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Job summary

Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP) recherche un/e agent/e administratif et financier pour accompagner la DFVu dans l’instruction, le suivi et la justification des actions.

Vous assurerez l’organisation quotidienne, traqiue des actes administratifs, la gestion des systèmes d’information et des plateformes métiers, la saisie des commandes et le reporting financier, en lien avec les composantes et le service support.

Job description

MISSIONS DU POSTES

ous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l’instruction, le suivi et la réalisation d’actions

• Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers
• Participer à la gestion des systèmes d’information, des applications métiers et des plateformes de candidatures

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVu
• Assister la direction de la DFVu dans l’ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu…)
• Contribuer à l’organisation et planification d’évènements
• Participer à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité
• Assurer l’archivage et la traçabilité des documents administratifs
• Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l’activité de la DFVu
• Saisir des commandes et ordres de mission
• Collecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets
• Communiquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, …)
• Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord
• Archiver des documents
• Appui à la gestion des systèmes d’information et des plateformes
• Participer à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes)
• Contribuer à l’administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster…etc.)
• Recueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.)
• Participer à l’harmonisation et à la formalisation des procédures administratives

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires
• Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service
• Venir en appui des autres pôles de la direction à l’occasion de situations ou d’événements particuliers