Assistant administratif (H/F)

FONDATION SANTÉ DES ETUDIANTS DE FRANCE FSEF; Île-de-France; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Fondation Santé des Étudiants de France (FSEF) recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour assurer le soutien administratif et l'organisation du nouveau Pôle de coordination et de support de la Direction Générale. Vous travaillerez au sein d'une équipe en construction, en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous contribuerez activement à la mise en place des processus et au fonctionnement quotidien du pôle, notamment pour l'accueil et l'intégration des collaborateurs

Qualifications

• Support administratif et organisationnel quotidien.
• Organisation d'événements et de réunions institutionnels.
• Suivi des dossiers et coordination avec interlocuteurs internes/externes.
• Intégration et accueil des nouveaux collaborateurs.

Responsibilities

• Organiser et coordonner les événements institutionnels (séminaires, journées d'accueil, congrès).
• Assurer la logistique et le suivi administratif des déplacements et dépenses.
• Apporter un soutien administratif à la Direction Générale et aux services supports.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Gérer les commandes institutionnelles et mettre à jour les outils de communication.

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Coordination

Education

BTS/ DUT Assistant(e) de direction

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Dans le cadre de la création de son Pôle de coordination et de support de la Direction Générale, la Fondation Santé des Étudiants de France (FSEF) recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve).

Ce nouveau pôle a pour vocation d'accompagner la Direction Générale dans le pilotage de ses activités, la coordination de projets transversaux et l'organisation de la vie institutionnelle de la Fondation.

Au sein d'une équipe en construction, vous participerez activement à la mise en place des processus et au fonctionnement quotidien du pôle.

Vous assurerez des missions variées de gestion administrative, d'organisation, de coordination et de suivi des dossiers en lien avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Ce poste constitue une opportunité unique de rejoindre un projet structurant, au coeur des enjeux de la FSEF, et de contribuer au développement d'une organisation au service de la santé et de la réussite des jeunes.

MISSIONS:

• Organiser et coordonner les événements institutionnels de la Fondation (séminaires, journées d'accueil, congrès, salons professionnels et événements internes).
• Assurer l'organisation logistique et le suivi administratif des déplacements professionnels de la Direction Générale et des collaborateurs concernés.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel à la Direction Générale et contribuer à la continuité de service des fonctions support.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Assurer la gestion de certaines commandes institutionnelles (goodies, cartes de visite) et contribuer à la mise à jour des outils de communication interne.
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs, prestataires et dépenses relevant du périmètre d'activité.
• Contrôler et suivre les factures, frais professionnels et engagements contractuels.
• Coordonner les demandes d'intervention et de maintenance en lien avec les services concernés.
• Participer à des projets transversaux et à l'organisation d'événements institutionnels ponctuels.
• Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de la Direction Générale et des projets de la Fondation.