Gestionnaire de formation

La Gazette des Communes; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

L’Universite9 Paris 1 Panthe9on-Sorbonne recherche une gestionnaire au sein du FCPS pour accompagner les publics dans les proce9dures de reprise de9tudes et assurer l9information et le suivi administratif.

Vous contribuerez e0 l9accueil, au conseil, à l9organization et 0 la gestion des candidatures via les outils informatiques (E-Candidat, FCA Manager) en lien avec les composantes et les enseignants re9fe9rents, dans un cadre re9glementaire et de formation tout au long de la vie.

Responsibilities

• Information du public
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone
• Répondre aux mails entrants : identifier les demandes de reprise d’études et réorienter le cas échéant vers d’autres dispositifs et interlocuteurs.
• Contribuer, avec le personnel chargé du site de FCPS, à la mise à jour du site concernant les activités de reprise d’études.
• Participer à la création des outils de communication : Capsules vidéo, vade mecum, présentations...
• Gérer l’émargement des stagiaires en reprise d’études
• Animer des réunions d'information
• Conseil et accompagnement des candidats et des enseignants
• Identifier les candidats reprise d’étude. Les conseiller et les accompagner dans le cadre de leurs démarches.
• Assurer le suivi du dossier au sein de l’université.
• Accompagnement des candidats
• Assurer le suivi des dossiers en s’appuyant sur la procédure dématérialisée de gestion de la reprise d’études par le biais d'E-candidat.
• Conseiller et accompagner les candidats dans la finalisation de leurs dossiers et le montage de leurs prises en charge.
• Suivre les procédures d'inscription administrative de reprise d’études en lien avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.
• Suivre les candidatures et les IA en concertation avec les secrétariats pédagogiques des composantes et les enseignants référents pour les demandes de reprise d’études validées au sein de leurs composantes, et en concertation avec les enseignants référents des formations de FCPS pour ce qui est des candidatures à une formation FCPS.
• Renseigner FCA Manager progiciel de gestion de la formation continue permettant la gestion de la contractualisation
• Analyse de l'activité
• Contribuer au suivi des candidatures et de la reprise d'étude afin d'assurer un suivi global de l'activité.
• Collecter des informations auprès des candidats par le biais de fiches d'information et exploiter les dossiers de candidature afin de fournir les données de la production d'un bilan annuel.
• Interface avec l'ensemble des composantes de l'université
• Concevoir des documents et des processus pour améliorer la circulation d'informations avec les différentes composantes de l'université, en tenant compte de leurs calendriers de candidatures.

Job description

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs.

Le FCPS en lien avec les milieux socio‑économiques, les partenaires institutionnels, et les composantes de formation de l’université, élabore, met en œuvre, et gère administrativement et financièrement une offre de formation diplômante ou certifiante, à destination des publics en reprise d’études.

Le FCPS Est Structuré Autour D’une Direction Et De 4 Pôles Thématiques Et D’un Service Appui à La Direction Du FCPS

• le pôle conseil, orientation, validation (REVAE)
• le pôle gestion des formations
• le pôle financier
• le pôle développement qui prospecte en interne (UFR, laboratoires), en externe (entreprises, collectivités, veille sur les appels à projets) et à l’international

Mission principale du poste

Sous la responsabilité du responsable administrative et du responsable du Pôle Conseil orientation validation (REVAE), la gestionnaire assure l'information et le suivi des publics souhaitant accéder à notre université par le biais d'une démarche de reprise d’études.

Supposant une connaissance des différentes étapes de mise en œuvre de la procédure à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, et du cadre réglementaire de la reprise d’études, ce poste nécessite une grande autonomie et une solide capacité d'organisation.

Niveau Et Nature Des Responsabilités Essentielles

Activités principales

• Information du public
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone
• Répondre aux mails entrants : identifier les demandes de reprise d’études et réorienter le cas échéant vers d’autres dispositifs et interlocuteurs.
• Contribuer, avec le personnel chargé du site de FCPS, à la mise à jour du site concernant les activités de reprise d’études.
• Participer à la création des outils de communication : Capsules vidéo, vade mecum, présentations...
• Gérer l’émargement des stagiaires en reprise d’études
• Animer des réunions d'information
• Conseil et accompagnement des candidats et des enseignants
• Identifier les candidats reprise d’étude. Les conseiller et les accompagner dans le cadre de leurs démarches.
• Assurer le suivi du dossier au sein de l’université.
• Accompagnement des candidats
• Assurer le suivi des dossiers en s’appuyant sur la procédure dématérialisée de gestion de la reprise d’études par le biais d'E-candidat.
• Conseiller et accompagner les candidats dans la finalisation de leurs dossiers et le montage de leurs prises en charge.
• Suivre les procédures d'inscription administrative de reprise d'études en lien avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.
• Suivre les candidatures et les IA en concertation avec les secrétariats pédagogiques des composantes et les enseignants référents pour les demandes de reprise d’études validées au sein de leurs composantes, et en concertation avec les enseignants référents des formations de FCPS pour ce qui est des candidatures à une formation FCPS.
• Renseigner FCA Manager progiciel de gestion de la formation continue permettant la gestion de la contractualisation
• Analyse de l'activité
• Contribuer au suivi des candidatures et de la reprise d'étude afin d'assurer un suivi global de l'activité.
• Collecter des informations auprès des candidats par le biais de fiches d'information et exploiter les dossiers de candidature afin de fournir les données de la production d'un bilan annuel.
• Interface avec l'ensemble des composantes de l'université
• Concevoir des documents et des processus pour améliorer la circulation d'informations avec les différentes composantes de l'université, en tenant compte de leurs calendriers de candidatures.

Savoirs généraux

Connaissance de l'organisation universitaire, des systèmes de formation continue (RNCP)

Connaissances de la réglementation Formation tout au long de la vie (FTLV) et de l’enseignement supérieur

Connaissance des dispositifs de validation d’acquis et leur évolution dans une logique de parcours

Connaissances des techniques d’élaboration de documents sur l’outil FCA-Manager, en plus des suites classiques (Office, mails, etc)

Suivre l'évolution du domaine de la formation continue et des certifications en bloc de compétence.

Connaissance de l’offre de formation de l’université

Savoir-faire opérationnels

Structurer et rédiger des documents d'information

Planifier les activités et les échéances

Concevoir des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans

Partager les données et informations pour faciliter la coordination des missions VAP, VAE et reprise d’études et le pilotage de la mission.

Proposer et concevoir des outils de gestion pour faciliter la gestion des candidatures et des demandes.

Savoir-être

Avoir un bon relationnel et savoir travailler en équipe

Avoir le sens de l'accueil et du conseil

Aisance relationnelle

Qualités rédactionnelles dans les échanges de mail et de la diplomatie dans les écrits

Rigueur, réactivité, et sens de l'organisation

Moyens utilisés (supports informatiques, logiciels, matériels …)

Logiciels de bureautique (Word, Excel), FCA Manager, E Candidat, APOGEE, Lime Survey

Maîtrise des outils de gestion informatique