Assistante en Gestion Administrative - Dfvu H/F

Service Public; Tarbes; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Service Public recherche un agent administratif et financier pour la Direction de la Formation et de la Vie universitaire (DFVu). Vous assurerez l'instruction, le suivi et la réalisation d'actions, avec autonomie et rigueur, en lien avec les acteurs internes et les étudiants.

Vous participerez à l'organisation quotidienne, à la gestion des systèmes d'information et à la mise en œuvre de procédures de gestion, tout en assurant l'archivage et le reporting financier des projets.

Qualifications

• Connaître le milieu de l'enseignement supérieur et les acteurs institutionnels.
• Connaître le public estudiantin et ses problématiques.
• Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaire.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils bureautiques.
• Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures de gestion propres au domaine d'activité.
• Savoir organiser et planifier ses activités et gérer son temps.
• Adapter son comportement aux différents publics.

Responsibilities

• Gestion administrative des pôles de la DFVu.
• Assister la direction dans l'organisation quotidienne et préparer réunions.
• Contribuer à l'organisation et planification d'évènements.
• Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord.
• Saisie des commandes et ordres de mission.
• Collecter et traiter les données nécessaires à la justification financière de projets.
• Communiquer avec les acteurs internes et partenaires.
• Archiver des documents et assurer traçabilité.
• Appui à la gestion des systèmes d'information et des plateformes.
• Participer à la saisie et mise à jour des données dans les applications métiers.

Skills

Equipe

Écoute

Esprit d'analyse

Autonomie

Rigueur

Discrétion

Collaboration

Gestion du temps

Adaptation au public

Tools

Pégase

Plateformes nationales

Outils internes

Parcoursup

Études en France

MonMaster

Job description

La Direction de la Formation et de la Vie universitaire (DFVu) met en oeuvre la politique de Formation et de Vie universitaire décidée par la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU), du Conseil Académique (Cac) de l'UTTOP. Elle assure les missions de pilotage pédagogique, de service aux étudiant·es, d'appui aux décisions stratégiques de l'université, de participation de l'UTTOP aux instances régionales et nationales liées à la Formation et à la Vie universitaire.

Missions du poste

sous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l'instruction, le suivi et la réalisation d'actions.

• Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers
• Participer à la gestion des systèmes d'information, des applications métiers et des plateformes de candidatures

Activités principales

• Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVu
• Assister la direction de la DFVu dans l'ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu...)
• Contribuer à l'organisation et planification d'évènements
• Participer à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité
• Assurer l'archivage et la traçabilité des documents administratifs
• Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l'activité de la DFVu
• Saisir des commandes et ordres de mission
• Collecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets
• Communiquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, ...)
• Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord
• Archiver des documents
• Appui à la gestion des systèmes d'information et des plateformes
• Participer à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes)
• Contribuer à l'administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster...etc.)
• Recueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.)
• Participer à l'harmonisation et à la formalisation des procédures administratives

Activités associées

• Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires
• Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service
• Venir en appui des autres pôles de la direction à l'occasion de situations ou d'événements particuliers

Compétences requises

Connaissances (savoir)

• Connaître le milieu de l'enseignement supérieur et les acteurs institutionnels
• Connaître le public estudiantin et ses problématiques
• Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaire

Compétences opérationnelles (savoir-faire)

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, et les outils bureautiques
• Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données
• Élaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion propres au domaine d'activité
• Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps
• Adapter son comportement aux différents publics

Compétences comportementales (savoir-être)

• Travailler en équipe
• Capacité d'écoute
• Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse
• Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte
• Être rigoureux, consciencieux
• Faire preuve de discrétion
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Faire preuve de polyvalence et de réactivité