Assistant de direction

UNML; Niort; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

UNML recherche un assistant de direction pour soutenir l’équipe d’encadrement de la Mission Locale. Vous faciliterez l’organisation quotidienne, assurerez le bon suivi et le classement des dossiers, et contribuerez à la préparation des dossiers et à la mise en forme des indicateurs de pilotage.

En lien avec les interlocuteurs internes et externes, vous garantirez l’image professionnelle de la Mission Locale et participerez à la coordination des activités RH, matérielles et comptables sous

Qualifications

• Expérience en administration et organisation
• Capacités de gestion documentaire et archivage
• Maîtrise des outils bureautiques et des indicateurs de pilotage

Responsibilities

• Gestion des RDV et organisation de réunions
• Suivi administratif des dossiers de la direction
• Gestion des recrutements et du personnel (dossiers, contrats, avenants)
• Gestion du matériel et des ressources
• Aide à la comptabilité sous responsabilité RAF
• Production d’indicateurs et tableaux de suivi

Job description

L’assistant de direction soutient l’activité de l’équipe d’encadrement de la Mission Locale : le directeur, le responsable de secteur et le responsable administratif et financier.
Il facilite l’organisation quotidienne des activités, le bon suivi et classement administratif des dossiers en lien avec les interlocuteurs externes le cas échéant. Il aide à la décision par la préparation des dossiers, collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, etc.
Ses activités sont menées sous la responsabilité de l’équipe d’encadrement, de façon autonome. La qualité du rendu-compte est essentielle.
L’assistant de direction, en contact en interne comme en externe, est garant de l’image professionnelle de la Mission Locale.

ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE

Liste non limitative, susceptible d'évolution

Organisation des activités

• Prise de RDV
• Organisation de réunions et instances associatives, mise en place matérielle, invitation, compte-rendu, à l’exclusion de la production des bilans
• Gestion email et courrier
• Préparation des supports de communication interne, mise à jour de listings et tableaux de suivis, etc

Suivi administratif

• Suivi et classement des dossiers de la direction
• Gestion de l’archivage des pièces à conserver
• Collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, notamment par extraction d’i-milo

Gestion des ressources humaines

• Gestion administrative des recrutements
• Tenue des dossiers du personnel, suivi des contrats et avenants, fin de carrière etc

Gestion des ressources matérielles

• Gestion opérationnelle du matériel

Gestion comptable

• A titre ponctuel, intervention sur des actes comptables sous la responsabilité de la RAF.

Compétences socles

• Assurer un suivi administratif
• Assurer le suivi administratif du personnel
• Assurer la mise en œuvre technique de la communication