Gestionnaire de formation

University of Paris I: Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

La Formation continue Panthéon-Sorbonne (FCPS) est à la recherche d’un(e) gestionnaire administratif(ve) pour accompagner les publics souhaitant reprendre leurs études et accéder à l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Vous assurez l’information, le suivi des dossiers et la dématérialisation via E-candidat, dans un cadre institutionnel et orienté service public.

Vous disposez d’une connaissance de l’offre de formation continue, des RNCP et de la réglementation FTLV, et d’un savoir-faire en

Qualifications

• Connaissance de l’organisation universitaire et des formations continues.
• Connaissance des dispositifs RNCP et FT LV sur le champ universitaire.
• Capacité à concevoir des documents et des procédures d’information.

Responsabilités

• Informer le public et répondre aux demandes par téléphone ou mail.
• Suivre les candidatures et les dossiers de reprise d’études via E-candidat.
• Contribuer à la mise à jour du site et à la production de supports de communication.
• Concevoir des outils de gestion et suivre les indicateurs d’activité.

Connaissances

Relationnel

Organisation

Autonomie

Rigueur

Outils

Word

Excel

FCA Manager

E-Candidat

APOGEE

Lime Survey

Description du poste

À propos de nous

La Formation continue Panthéon‑Sorbonne élabore depuis 1987 une offre de formation professionnelle de haut niveau adaptée au profil et aux besoins de chacun. Elle couvre toutes les disciplines de l’université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne et propose, en collaboration avec les unités de formation et de recherche (UFR) de l’université des formations diplômantes, des formations courtes qualifiantes, un diplôme d’accès aux études universitaires (DAEU option lettres, équivalent du baccalauréat), une préparation aux concours interne et externe de magistrats administratifs en présentiel ou à distance.

La Formation continue Panthéon‑Sorbonne vous accompagne également dans vos démarches de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis personnels et professionnels (VAPP).

Nous sommes aussi à votre disposition pour construire des formations sur‑mesure avec des organismes divers (exemple : Direction générale de l’armement (DGA), Fédération nationale de la Mutualité Française (FNMF)).

Le service a obtenu la certification Qualiopi en 2022 pour les actions de formation et la VAE. Cette certification a été renouvelée en 2025.

Mission

Le FCPS en lien avec les milieux socio‑économiques, les partenaires institutionnels, et les composantes de formation de l’université, élabore, met en œuvre, et gère administrativement et financièrement une offre de formation diplômante ou certifiante, à destination des publics en reprise d’études.

Le FCPS Est Structuré Autour D’une Direction Et De 4 Pôles Thématiques Et D’un Service Appui à La Direction Du FCPS

• le pôle conseil, orientation, validation (REVAE)
• le pôle gestion des formations
• le pôle financier
• le pôle développement qui prospecte en interne (UFR, laboratoires), en externe (entreprises, collectivités, veille sur les appels à projets) et à l’international.

Mission principale du poste

Sous la responsabilité du responsable administrative et du responsable du Pôle Conseil orientation validation (REVAE), le. la gestionnaire assure l’information et le suivi des publics souhaitant accéder à notre université par le biais d’une démarche de reprise d’études.

Supposant une connaissance des différentes étapes de mise en œuvre de la procédure à l’Université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne, et du cadre réglementaire de la reprise d’études, ce poste nécessite une grande autonomie et une solide capacité d’organisation.

Niveau Et Nature Des Responsabilités Essentielles

Activités principales

• Information du public
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone
• Répondre aux mails entrants : identifier les demandes de reprise d’études et réorienter le cas échéant vers d’autres dispositifs et interlocuteurs.
• Contribuer, avec le personnel chargé du site de FCPS, à la mise à jour du site concernant les activités de reprise d’études.
• Participer à la création des outils de communication : Capsules vidéo, vade mecum, présentations…
• Gérer l’émargement des stagiaires en reprise d’études
• Animer des réunions d’information
• Conseil et accompagnement des candidats et des enseignants
• Identifier les candidats reprise d’étude. Les conseiller et les accompagner dans le cadre de leurs démarches.
• Assurer le suivi du dossier au sein de l’université.
• Accompagnement des candidats
• Assurer le suivi des dossiers en s’appuyant sur la procédure dématérialisée de gestion de la reprise d’études par le biais d’E-candidat.
• Conseiller et accompagner les candidats dans la finalisation de leurs dossiers et le montage de leurs prises en charge.
• Suivre les procédures d’inscription administrative de reprise d’études en lien avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.
• Suivre les candidatures et les IA en concertation avec les secrétariats pédagogiques des composantes et les enseignants référents pour les demandes de reprise d’études validées au sein de leurs composantes, et en concertation avec les enseignants référents des formations de FCPS pour ce qui est des candidatures à une formation FCPS.
• Renseigner FCA Manager progiciel de gestion de la formation continue permettant la gestion de la contractualisation
• Analyse de l’activité
• Contribuer au suivi des candidatures et de la reprise d’étude afin d’assurer un suivi global de l’activité.
• Collecter des informations auprès des candidats par le biais de fiches d’information et exploiter les dossiers de candidature afin de fournir les données de la production d’un bilan annuel.
• Interface avec l’ensemble des composantes de l’université
• Concevoir des documents et des processus pour améliorer la circulation d’informations avec les différentes composantes de l’université, en tenant compte de leurs calendriers de candidatures.

Profil

Savoirs généraux

• Connaissance de l’organisation universitaire, des systèmes de formation continue (RNCP)
• Connaissances de la réglementation Formation tout au long de la vie (FTLV) et de l’enseignement supérieur
• Connaissance des dispositifs de validation d’acquis et leur évolution dans une logique de parcours
• Connaissances des techniques d’élaboration de documents sur l’outil FCA-Manager, en plus des suites classiques (Office, mails, etc)
• Suivre l’évolution du domaine de la formation continue et des certifications en bloc de compétence.
• Connaissance de l’offre de formation de l’université

Savoir-faire opérationnels

• Structurer et rédiger des documents d’information
• Planifier les activités et les échéances
• Concevoir des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans
• Partager les données et informations pour faciliter la coordination des missions VAP, VAE et reprise d’études et le pilotage de la mission.
• Proposer et concevoir des outils de gestion pour faciliter la gestion des candidatures et des demandes.

Savoir-être

• Avoir un bon relationnel et savoir travailler en équipe
• Avoir le sens de l’accueil et du conseil
• Aisance relationnelle
• Qualités rédactionnelles dans les échanges de mail et de la diplomatie dans les écrits
• Rigueur, réactivité, et sens de l’organisation

Moyens utilisés

(supports informatiques, logiciels, matériels ….)

Logiciels de bureautique (Word, Excel), FCA Manager,E Candidat, APOGEE, Lime Survey

Maîtrise des outils de gestion informatique

Référence de l'offre : jk3abgzjbl