Chargé d'appui à la délégation Ile-de-France (F/H)

Médecins du Monde; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Médecins du Monde, Délégation Île-de-France, recherche un chargé d’appui pour assurer l’administration générale et soutenir la vie associative des bénévoles et des adhérents. Vous appuierez la coordination régionale dans le suivi des activités et le plaidoyer, et vous contribuerez à la gestion administrative des projets et des subventions.

Rattaché(e) à la coordinatrice régionale, vous travaillerez avec les membres du conseil de délégation, les coordinatrices générales et les services du siège

Responsibilities

• Assurer la gestion de la boîte mail de la délégation et du courrier postal.
• Archiver les documents et diffuser les bonnes pratiques d'archivage des documents contractuels.
• Préparer le volet administratif des dossiers de demandes de subvention, rapports et bilans d'activités.
• Suivre les arrivées et départs RH (création des comptes Office 365, mise à jour des annuaires, des organigrammes et des groupes de diffusion Office 365).
• Être le point focal de la délégation pour le service comptabilité au siège.
• Préparer les justificatifs des dépenses et les transmettre à la comptabilité opérationnelle France.
• Gérer la caisse de la délégation régionale et en assurer le contrôle mensuel et l'approvisionnement.
• Participer à la construction budgétaire et au suivi des dépenses.
• Procéder aux achats effectués sur le budget de la délégation.
• Assurer la gestion et le suivi des outils bureautiques et de la téléphonie pour les membres du conseil et la coordination régionale.
• Consolider la liste de diffusion bénévoles et suivre la base adhérent.e.s Ile-de-France.
• Faire la promotion de l’adhésion et accompagner les démarches d’adhésion.
• Organiser les élections régionales et les assemblées.
• Apporter un appui dans le suivi administratif des parcours bénévoles.
• Etre la/le référente de Benevolt et mise à jour de la base de données.

Job description

Vous souhaitez intégrer une association militante et agir concrètement pour plus de justice sociale ?

Médecins du Monde agit depuis plus de 40 ans pour soigner les populations les plus vulnérables, dénoncer les entraves à l’accès aux soins et faire évoluer durablement les politiques de santé.

En France et dans près de 30 pays, nos actions s’articulent autour de six combats politiques:

• droit et santé sexuels et reproductifs (dont le droit à l’avortement)

• migration, exil, droits et santé

• réduction des risques

• santé environnement

• droit et système de santé

• espaces humanitaires

La délégation Ile-de-France

Les actions de la délégation Ile-de-France de Médecins du Monde ont pour objectif de favoriser l’accès aux soins et aux droits, plus généralement l’accès à la santé, des personnes en situation d’exclusion, de précarité ou de vulnérabilité. Elles s’inscrivent dans le cadre du projet associatif et du plan stratégique de l'association et de la stratégie France.

En Ile-de-France, Médecins du Monde intervient sur 7 programmes répartis sur deux territoires :

• En Seine-Saint-Denis (mission banlieue) avec un Centre d’Accueil, de Soins et d’Orientation (CASO) et un programme auprès des personnes vivant en bidonvilles.

• A Paris, avec un Centre d’Accueil, d’Orientation et d’Accompagnement (CAOA), un projet "Pas de santé sans toit", un projet de veille sanitaire et soutien psychosocial, un projet MNA et un projet intervenant auprès des usager.ère.s de drogue.

L’équipe de la délégation IDF est composée de 28 salarié.e.s réparti.e.s sur les sites de Saint-Denis (9 salarié.e.s) et Picpus (17 salarié.e.s) et au niveau régional (coordinatrice régionale et chargé.e d’appui). Chaque base opérationnelle est pilotée par une coordinatrice général.e, avec le support d’un.e logisticien.ne administrateur.rice.

224 bénévoles sont mobilisé.e.s au sein de la délégation, dont 12 copilotes bénévoles projet, et 3 membres du conseil de délégation (instance composée de cadres bénévoles).

Pourquoi nous avons besoin de vous

En tant que chargé.e d'appui, vous assurezl’administration générale de la délégation en apportant un support organisationnel, administratif et financier. Vous appuyez également la coordination régionale dans le suivi et l’accompagnement de la vie associative et vous soutenez le plaidoyer régional en participant aux actions de communication et à l'organisation d'événements conçus par les équipes régionales.

Vos collègues

Sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice régionale, vous collaborez étroitement avec l'ensemble des acteur.rice.s de la délégation et plus particulièrement avec les membres du conseil de délégation, les coordinatrices générales, les logisticien.ne.s administrateur-trices des deux bases opérationnelles et les services du siège(le Pôle vie associative, le service comptabilité, la direction des opérations France et le service communication).

Vos missions

Administration générale

• Assurer la gestion de la boîte mail de la délégation et du courrier postal
• Procéder à l'archivage des documents institutionnels et diffuser les bonnes pratiques d’archivage des documents contractuels
• Préparer le volet administratif des dossiers de demandes de subvention, rapports et bilans d'activités
• Faire le suivi administratif des arrivées et départs RH( demande de création des comptes Office 365, mise à jour des annuaires, des organigrammes et des groupes de diffusion Office 365)

Comptabilité - Finance

• Être le point focal de la délégation pour le service comptabilité au siège (relai des informations générales et spécifiques, création des comptes tiers, suivi des moyens de paiement de la délégation etc.)
• Assurer le traitement des notes de frais du Conseil de Délégation et de la Coordination Régionale
• Préparer les justificatifs des dépenses et les transmettre à la comptabilité opérationnelle France basée au siège
• Gérer la caisse de la délégation régionale et en assurer le contrôle mensuel et l'approvisionnement
• Participer à la construction budgétaire et au suivi des dépenses

Logistique – Achat

• Procéder aux achats effectués sur le budget de la délégation
• Assurer la gestion et le suivi des outils bureautiques et de la téléphonie pour les membres du conseil de délégation et pour la coordination régionale

Animation dela vie associative

• Consolider la liste de diffusion bénévoles
• Assurer le suivi de la base adhérent.e.s Ile-de-France
• Faire la promotion de l’adhésion, en lien avec le pôle vie associative, et accompagner administrativement les démarches d’adhésion
• Organiser les élections régionales Ile-de-France (tous les 3 ans), les assemblées régionales, les réunions bimensuelles et assurer la prise de notes et les comptes-rendus
• Appuyer les démarches statutaires des copilotes bénévoles projet
• Participer aux réunions d’information bénévoles organisées dans le cadre des recrutements
• Participer à l’intégration et à l'accompagnement des parcours bénévoles
• Apporter un appui dans le suivi administratif des parcours bénévoles
• Etre la/le référente de la plateforme Benevolt et point focal pour la mise à jour de la base de données de la valorisation du bénévolat

Communication

• Participer à la communication interne et externe de la délégation
• Participer aux réunions bimensuelles organisées par le service communication du siège pour les dél