ASSISTANTE DIRECTION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Arrondissement de Toulon; Sur place; EUR 34 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un secrétaire administratif pour assurer l’accueil, la gestion des rendez-vous et l’organisation pratique des visites de la division. Le poste requiert une parfaite maîtrise des outils bureautiques et une rigueur rédactionnelle élevée.

Vous serez en charge de la relecture des documents, du respect de la charte graphique et du suivi des procédures internes, tout en assurant discrétion et autonomie dans un cadre

Qualifications

• Avoir exercé à différents niveaux de l’organisation (direction, établissement, service) des activités de secrétariat.
• Maîtriser les outils de secrétariat et le système d’information métier.
• Rigueur rédactionnelle essentielle.
• Faire preuve de proactivité, d’adaptation et d’initiative.
• Autonomie, sens de l’organisation et discrétion seront des atouts.

Responsabilités

• Assurer l’accueil des visiteurs et des appels téléphoniques.
• Gérer et hiérarchiser les rendez-vous des directeurs et coordonner les agendas.
• Organiser les visites et la chancellerie de la direction.
• Vérifier la conformité des documents destinés à signature et relire les documents.
• Rédiger les ordres de suppléance et assurer le suivi des notes internes.
• Gérer les procédures des officiers et le suivi des courriers.
• Assurer le secrétariat et la coordination du pôle GSC.

Connaissances

Secrétariat polyvalent

Gestion d'agendas

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur rédactionnelle

Proactivité

Discrétion

Autonomie

Outils

Système d’information métier

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité du directeur et des deux directeurs adjoints, vos missions principales seront :

• Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques ;
• Prendre et hiérarchiser les rendez-vous des 3 directeurs, réaliser une gestion croisée des agendas en y intégrant les imprévus ;
• Assurer l’organisation pratique de la visite de la division gestion des corps de la DCSCA ;
• Vérifier la conformité des documents et dossiers soumis à la signature de la direction (relecture globale des documents, respect de la charte graphique et des destinataires, formules d’usage…) ;
• Rédaction des ordres de suppléance de la Direction et des chefs de division ;
• Assurer la gestion des Officiers de la PFC Sud (notation, avancement, décorations et gestion) ;
• Assurer la chancellerie du CGD : chef GSC, adjoint chef GSC et chef de pôle.

Vos missions annexes seront :

• Établissement des Ordres de Missions de la direction ainsi que les réservations de train ou d’avion ;
• Préparation des visites d’autorité ;
• Gérer les demandes d’accès pour la Direction ;
• Suivi des annuaires zonaux.

Profil recherché

Vous devez avoir exercé à différents niveaux de l’organisation (direction, établissement, service) des activités de secrétariat. Pour exercer ce poste, vous devez disposer d’une parfaite maîtrise des outils de secrétariat et du système d’information métier. Votre rigueur rédactionnelle sera essentielle. Vous ferez preuve de proactivité, de capacité d’adaptation et de sens de l’initiative. Votre autonomie, votre organisation et votre discrétion seront des atouts déterminants pour le bon déroulement de vos missions.