Assistant(e) de direction

Ministère de la Culture; La Réunion; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de la Culture recherche un/une adjoint(e) de direction pour assister le directeur dans l'organisation quotidienne: gestion de l'agenda, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions et des déplacements, ainsi que le traitement matériel et administratif du courrier.

Il assure l'accueil et les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes et peut être chargé du suivi d'affaires réservées et du CODIR hebdomadaire.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques bureautiques et de communication.
• Capacité d'adaptation et de travail en équipe.
• Rigueur et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Assister le directeur dans l'organisation quotidienne (agenda, dossiers, réunions, déplacements).
• Gérer le courrier entrant/sortant et veiller à sa diffusion et suivi.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes.
• Participer à la préparation des réunions et au suivi administratif du CODIR.

Connaissances

Techniques de comm.

Secrétariat bureautique

Classement/Archivage

Outils bureautiques

Environnement pro

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

Le titulaire du poste assiste le directeur dans l'organisation quotidienne de son activité : gestion de l'agenda, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions et des déplacements, ainsi que prise en charge des aspects logistiques liés aux fonctions de direction.

Il assure le traitement matériel et administratif des courriers entrants et sortants, veille à leur diffusion et à leur suivi, et garantit la bonne circulation et la complétude des parapheurs de la DAC et de la préfecture.

Il alerte le directeur de la réception des courriers signalés ou réservés.

Il participe à la préparation des réunions et peut assister à certaines d'entre elles, notamment le CODIR hebdomadaire, dont il assure le suivi administratif.

Il contribue à l'organisation du travail de l'équipe de direction et facilite la coordination interne.

Il assure l'accueil physique et téléphonique, ainsi que les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes. Il peut également être chargé du traitement de dossiers ponctuels et du suivi d'affaires réservées.

Profil recherché

CONNAISSANCES

• Techniques de communication
• Techniques de secrétariat bureautique
• Classement et archivage
• Outils bureautiques
• Environnement professionnel

SAVOIR-FAIRE

• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Filtrer et orienter les informations
• Réaliser un plan de classement
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Communiquer

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Être rigoureux
• Être autonome
• Esprit de synthèse
• Sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion
• Capacité d’adaptation
• Réactivité