Assistante de Gestion

L'ANNEXE DE COM; Suresnes; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

L'ANNEXE DE COM rechercher un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable pour assurer la gestion administrative quotidienne, la facturation et les ressources humaines. Vous garantirez l'organisation du Drive et du Notion de l'agence et veillerez à la bonne circulation des documents administratifs.

Vous suivrez les échéances clients et fournisseurs, collecterez les pièces comptables et assurerez la liaison avec l'expert-comptable et la DAF.

Qualifications

• Excellentes compétences organisationnelles et administratives, avec une capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers de front avec rigueur.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (MacOS, Word, Excel, Notion, Google Workspace, outils d'IA) et notions de base en hygiène informatique.
• Autonomie, dynamisme, proactivité et fort esprit d'équipe.
• Expérience préalable réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des agences de services

Responsabilités

• Gérer la gestion administrative générale: courrier, appels, réunions.
• Maintenir l'organisation du Drive et du Notion de l'agence.
• Classer et mettre à jour les documents comptables et administratifs.
• Gérer les accès aux outils numériques pour salariés et externes.
• Tenir à jour les répertoires et les documents liés à l'opérationnel.
• Collecter et vérifier les pièces liées à la paie, à l'expertise et à la comptabilité.
• Assurer le suivi avec l'expert-comptable et la DAF, et le suivi des budgets prévisionnels.
• Suivre les dossiers RH des salariés intermittents et les déclarations d'embauche
• Rassembler les éléments nécessaires (Kbis, URSSAF, RCPro, liasse fiscale) et les transmettre aux services concernés

Connaissances

Autonomie

Dynamisme

Proactivité

Esprit d'équipe

Bonne communication

Outils

MacOS

Word

Excel

Notion

Google Workspace

IA tools

Description du poste

CDI à partir de Septembre 2026, rémunération à préciser selon profil et expérience

Vos missions :

Gestion administrative générale & outils numériques

• Assurer la gestion quotidienne du bureau : courrier, appels téléphoniques et réunions
• Garantir le rangement et l'organisation du Drive et du Notion de l'agence
• Classement et mise à jour des documents comptables et administratifs
• Gérer les accès aux outils numériques (Drive, Notion) pour les salariés et les prestataires externes
• Tenir à jour les répertoires de l'agence : gestionnaire de mots de passe, inventaire du matériel, carnet de contacts utiles
• Mise à disposition des équipes des documents administratifs et comptables liés à l'opérationnel (collecte du Kbis, des attestations URSSAF, RCPro, liasse fiscale, etc.)

Facturation & Comptabilité

• Gérer la facturation clients : suivi hebdomadaire des échéances, envoi des factures après validation et relances des encours
• Gérer la facturation fournisseurs : édition des bons de commande, collecte et vérification des factures, relances et règlements
• Gérer les notes de frais : collecte, vérification de la conformité, validation et exports
• Assurer le suivi quotidien avec l’expert-comptable et la DAF
• Assurer le suivi analytique des projets en cours et vérifier la cohérence entre la comptabilité et les budgets prévisionnels

Ressources Humaines

• Gestion des salariés intermittents : déclarations d'embauche (DUE), suivi de l'envoi et de la signature des contrats
• Centraliser et fiabiliser les données variables de paie mensuelles (avances, congés, arrêts maladie)
• Transmettre les informations au gestionnaire de paie et assurer le suivi avec ce dernier
• Expérience préalable réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des agences de services
• Excellentes compétences organisationnelles et administratives, avec une capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers de front avec rigueur
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (MacOs, Word, Excel, Notion, Google Workspace, outils d'IA) et notions de base en hygiène informatique
• La connaissance de logiciels de gestion financière ou comptable est un plus
• Autonomie, dynamisme, proactivité et fort esprit d'équipe
• Excellentes qualités relationnelles, discrétion absolue et sens de la confidentialité

Premier entretien avec Catherine, Directrice Administrative et Financière

Deuxième entretien avec Clément, Directeur Général