Assistante de direction F/H

Département Du Val D'Oise; Cergy; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Département Du Val D'Oise recherche une assistante de direction pour assurer l’organisation du secrétariat de la Présidence. Vous assurez l’accueil, la gestion d’agenda et le suivi des dossiers.

Vous collaborez avec le Chef de cabinet et les élus, organisez les réunions, gérez les courriers et les documents, et assurez la liaison avec les services et les interlocuteurs extérieurs.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Savoir gérer un agenda et organiser des réunions.
• Bonnes capacités rédactionnelles et administrative.
• Capacité à gérer les priorités et l'urgence.
• Esprit d'initiative et autonomie.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Présidence.
• Gestion de l’agenda de la Présidente et coordination avec le Chef de cabinet.
• Organisation des réunions : convocations, salles, éléments à recueillir, présence et relances.
• Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et documents.
• Gestion du courrier papier et électronique et archivage des dossiers.
• Liaison avec le secrétariat des élus et les interlocuteurs externes.

Connaissances

Maîtrise WORD

Maîtrise EXCEL

Maîtrise POWERPOINT

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Réactivité et organisation

Formation

Baccalauréat secrétariat ou BTS

Outils

ELISE

Internet

CONTACT

Description du poste

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Cabinet de la Présidente une assistante de direction chargée d'assurer l'organisation des activités quotidiennes du secrétariat de la Présidence.

Mission

• Accueil physique et téléphonique
• Tenue de l'agenda de la Présidente en accord avec la Chef de cabinet
• Création de fiches pour suivi des rendez-vous et des réunions de la Présidente
• Assurer le lien avec le secrétariat des Vice-Présidents pour les représentations de la Présidente
• Organisation des réunions (convocations, réservation des salles, demandes d’éléments aux services, suivi de l’état des présences, relances etc.)
• Suivi des parapheurs et courriers à la signature de la Présidente ainsi que des rapports de séance et CP
• Classement et archivage des dossiers
• Gestion de tout courrier arrivé papier et sur ELISE (logiciel interne)
• Recherche et collecte d’informations pour la Présidente
• Gestion de boites mèls et agendas Cabinet de la Présidence
• Demandes de chauffeur pour la Présidente
• Rédaction, saisie et mise en forme des courriers
• Contacts avec les élus et organismes extérieurs
• Gestion des mails de l'adresse "secrétariat de la Présidente"
• Gestion des appels et des affaires courantes en cas d’absence des assistantes du Cabinet et de la Direction du Cabinet

Profil

Compétences requises:

Technique

• Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE (logiciels internes), Internet
• Savoir gérer un agenda
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles administratives
• Gestion des priorités et capacité à travailler dans l'urgence
• Avoir l'esprit d'initiative
• Etre rigoureux, organisé, réactif, polyvalent, autonome, dynamique et proactif

Relationnel

• Avoir le sens du travail en équipe
• Faire preuve de discrétion et confidentialité absolue
• Sens du contact et de l'écoute
• Aisance relationnelle avec les élus
• Disponibilité

Connaissances

• Maîtriser les règles et techniques de la bureautique et du secrétariat
• Compétences et fonctionnement de l'institution départementale
• Connaître les circuits et procédures administratives
• Connaître les dossiers clés et les actions engagées par le Cabinet

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.

Baccalauréat secrétariat ou BTS + expérience confirmée