Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction F/H

Département de Seine-et-Marne; Melun; Sur place; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Mutuelle et prévoyance

RTT

Gare Melun à proximité

Résumé du poste

Conseil départemental de Seine-et-Marne recherche un(e) Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction afin d’assurer l’appui administratif des Vice-présidents et le pilotage des plannings. Vous assurez l’accueil, la filtration des messages et le relais vers les interlocuteurs compétents, avec discrétion et sens de l’organisation.

Le poste implique l’élaboration et le suivi des dossiers, l’organisation des réunions et le traitement des invitations et des déplacements, le tout dans un

Qualifications

• Organisation et gestion du temps et des priorités
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Circuits et procédures administratives
• Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Responsabilités

• Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d’organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de leurs dossiers
• Organisation, information, accueil et classement
• Gestion et optimisation d’agendas complexes en fonction des priorités et urgences
• Gestion et suivi des courriers et notes
• Organisation logistique des déplacements et des réunions
• Réseau avec le service Presse et les interlocuteurs internes/externes

Connaissances

Organisation du temps

Règles du langage

Procédures administratives

Circuits administratifs

Relationnel et écoute

Discrétion

Travail en équipe

Autonomie

Gestion d’urgence

Bonne présentation

Communication écrite

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction F/H

Appui et Affaires générales

Poste à pourvoir : Dès que possible

Filière : Filière administrative

Catégorie : B ; C

Type d'emploi : Emploi permanent

Domaine : Appui et Affaires générales

Structure : Conseil départemental de Seine-et-Marne

Localisation : Melun

Qui sommes-nous ?

Missions du poste :
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d’organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi deleurs dossiers. Organisation, information, accueil et classement.

Activités principales :

Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l’interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
Gestion et optimisation d’agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
Traitement des représentations du Président via l’application « Convocations/Invitations »
Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
Si nécessaire, demande d’éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations

Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton…)
Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
Organisation logistique des déplacements
Lien avec le service Presse
Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances vial’application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l’examen desrapports

Activités secondaires :

Gestion des vœux par cantons pour les élus et leur binôme
Gestion des demandes spécifiques des Elus
Elaboration des états de frais de déplacements dans l’application dédiée
Classement et archivage des dossiers
Demandes de lots pour les associations qui le demandent
Appui logistique et bureautique
Recherche de documentations et d’informations diverses
Continuité de service en cas d’absence des collègues (congés, formation ou maladie)

Votre profil

Savoir :

Organisation et gestion du temps et des priorités
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
Circuits et procédures administratives
Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Savoir-faire :

Organisation d’agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
Rappel des informations importantes et transmission des messages
Renseignement des interlocuteurs et relais vers l’interlocuteur compétent
Adaptation de son discours en fonction de l’interlocuteur
Anticipation des activités et besoins
Compréhension et reformulation des demandes
Respect des délais
Organisation du classement et archivage des dossiers
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d’internet
Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme)

Savoir relationnel :

Grande discrétion
Travail en équipe
Autonomie
Sens de l’initiative
Rigueur et sens de l’organisation
Capacité à gérer l’urgence
Disponibilité
Aptitude à communiquer, aisance dans les contacts, sens de l’écoute
Bonne présentation
Etablir d’une relation de confiance

Le poste est basé à Melun.

Conditions d'éligibilité

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Une expérience solide en assistanat de direction serait appréciée.

Les + qui font la différence

• Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle et régime de prévoyance obligatoire
• RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)
• Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon)

Nos atouts pour réussir ensemble

• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.