Assistante de direction F/H

Silver Screen Group; Cergy; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Handi-accessible

Résumé du poste

Le Conseil départemental du Val d’Oise recherche une assistante de direction pour le Cabinet de la Présidente, afin d'assurer l'organisation quotidienne du secrétariat de la Présidence. Vous gérerez l'accueil, l'agenda, la rédaction et le lien avec les services et élus.

Poste en présentiel, avec exigence de discrétion, réactivité et rigueur; expérience et diplôme en secrétariat souhaités, grande disponibilité et sens du service public.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat ou BTS avec expérience confirmée.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Rigueur, discrétion et sens du service public.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion de l'agenda de la Présidente en accord avec le Chef de cabinet.
• Rédaction et mise en forme des courriers.
• Organisation des réunions et réservation de salles.
• Suivi des parapheurs et des rapports de séance.
• Archivage et classement des dossiers.

Connaissances

Maîtriser Word

Maîtriser Excel

Maîtriser PowerPoint

ELISE

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Priorisation

Esprit d'initiative

Rigueur et organisation

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat secrétariat ou BTS

Outils

Word

Excel

PowerPoint

ELISE

Description du poste

Le Conseil départemental du Val d'Oise recrute pour le Cabinet de la Présidente une assistante de direction chargée d'assurer l'organisation des activités quotidiennes du secrétariat de la Présidence.

Au titre de vos fonctions, vos missions seront :

Accueil physique et téléphonique

Tenue de l'agenda de la Présidente en accord avec la Chef de cabinet

Création de fiches pour suivi des rendez-vous et des réunions de la Présidence

Assurer le lien avec le secrétariat des Vice-Présidents pour les représentations de la Présidente

Organisation des réunions (convocations, réservation des salles, demandes d’éléments aux services, suivi de l’état des présences, relances etc.)

Suivi des parapheurs et courriers à la signature de la Présidente ainsi que des rapports de séance et CP

Classement et archivage des dossiers

Gestion de tout courrier arrivé papier et sur ELISE (logiciel interne)

Recherche et collecte d’informations pour la Présidente

Gestion de boites mèls et agendas Cabinet de la Présidence

Demandes de chauffeur pour la Présidente

Rédaction, saisie et mise en forme des courriers

Contacts avec les élus et organismes extérieurs

Gestion des mails de l'adresse \"secrétariat de la Présidente\"

Gestion des appels et des affaires courantes en cas d’absence des assistantes du Cabinet et de la Direction du Cabinet

Compétences requises:

Technique :

- Maîtriser les outils informatiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, CONTACT et ELISE (logiciels internes), Internet

- Savoir gérer un agenda

- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles administratives

- Gestion des priorités et capacité à travailler dans l'urgence

- Avoir l'esprit d'initiative

- Etre rigoureux, organisé, réactif, polyvalent, autonome, dynamique et proactif

Relationnel :

- Avoir le sens du travail en équipe

- Faire preuve de discrétion et confidentialité absolue

- Sens du contact et de l'écoute

- Aisance relationnelle avec les élus

- Disponibilité

- Maîtriser les règles et techniques de la bureautique et du secrétariat

- Compétences et fonctionnement de l'institution départementale

- Connaître les circuits et procédures administratives

- Connaître les dossiers clés et les actions engagées par le Cabinet

Ce poste est ouvert aux rédacteurs territoriaux.

Baccalauréat secrétariat ou BTS + expérience confirmée

Spécificités

Grande disponibilité

Excellente présentation

Grand sens du service

Confidentialité

Tous les postes du Conseil départemental du Val d’Oise sont handi-accessibles.