Assistant.e DTP (H/F)

CA AGGLOMERATION CREIL SUD OISE; Creil; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

CA Agrégation Creil Sud Oise recherche un assistant.e polyvalent.e au sein de la Direction du Patrimoine. Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des agendas, la rédaction et l'archivage des documents, ainsi que la préparation des courriers et des comptes rendus.

Vous participerez à la saisie des bons de commandes et à l'organisation des commissions et réunions, avec une expérience ou une formation adaptée et une grande rigueur administrative.

Qualifications

• Organisation et planification d'agenda et de rendez-vous.
• Rédaction et gestion des courriers et rapports.
• Réalisation d'archivage et gestion documentaire.
• Accueil physique et téléphonique des usagers et visiteurs.
• Rédaction de comptes rendus et rapports d'activité.

Responsabilités

• Gérer, rédiger, enregistrer et suivre les courriers.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement.
• Tenir les agendas et monter les réunions en l'absence de la responsable.
• Archiver physiquement et numériquement.
• Saisir et suivre les bons de commandes et les devis.
• Rédiger des courriers et relances.
• Participer à l'organisation des réunions et à la veille administrative.

Connaissances

Gestion d' agendas

Accueil physique et téléphonique

Rédaction de courriers

Archivage et classement

Rédaction de comptes rendus

Saisie de documents

Outils

I-parapheur

CIRIL

Description du poste

L'agglomération Creil Sud Oise est un territoire à taille humaine de 90 000 habitants, aux portes de l'Ile-de-France et des Hauts-de-France (ex Picardie). Des transformations majeures sont en cours dans le cœur d'agglomération. Autour du quartier de la gare de Creil, à seulement 30 minutes de Gare du nord, la future liaison TER-grande vitesse Amiens-Creil-Roissy et la réutilisation des friches ont déjà amorcé une nouvelle offre résidentielle attractive au bord de l'Oise, avec le soutien d'Action cœur de ville.Au sein de la Direction du Patrimoine, l'assistant.e est placé.e sous l'autorité de la responsable du pôle d'assistanat et intègre une équipe composée de 3 assistant.es. A ce titre, vous assurez les missions suivantes :Missions principales :

Programmation de l'occupation des équipements sportifs

• Activer/désactiver les badges
• Transmettre Clé/badges aux associations
• Renseigner le tableau de suivi badges Wit
• Transmettre les conventions aux associations et renseigner les tableaux de suivi des conventions
• Mettre à jour les plannings d'occupation annuelle et les transmettre aux différents services
• Mettre à jour le listing des associations et du scolaire
• Rédiger les courriers aux associations et relances
• Participer à l'élaboration du tableau prévisionnel des manifestations.
• Envoi des conventions au contrôle de légalité

Suivi des incidents infrastructure et bâtiment

• Saisir le registre de présence de Marie Curie et Jules Uhry
• Réceptionner les incidents
• Rédiger les courriers/courriels et/ou relances
• Assurer la liaison entre le service bâtiment et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1
• Assurer la liaison entre le service infrastructure et les utilisateurs pour les incidents de niveau 1

Saisie de l'ensemble des bons de commandes pour la direction (infra + bâtiment)

• Récupérer les devis
• Mettre les devis en I-parapheur
• Enregistrer sur le serveur les devis et dans le tableau de suivi
• Etablir les bons de commande pour l'ensemble de la direction sur CIRIL
• Relancer les services concernés pour signature des bons de commande
• Corriger les tableaux au besoin
• Envoyer les bons aux fournisseurs et classer les AR
• Renseigner les tableaux de suivi des marchés
• Alerter en fonction des problématiques

Commission de sécurité

• Préparer les documents nécessaires à la constitution du dossier
• Envoyer les mails de rappel aux intervenants du service bâtiment
• Récupérer l'ensemble des documents
• Archiver les dossiers (rapport, maintenance, registres.)

Secrétariat polyvalent

• Gérer, rédiger, enregistrer et suivre les courriers
• Accueillir physiquement et téléphoniquement
• Tenir les agendas et monter les réunions en cas d'absence de la responsable du pôle
• Archiver physiquement et numériquement

Missions annexes :

Pour la Direction :

• En l'absence de l'assistante du service Bâtiment et de l'assistante de Direction, assurer les tâches prioritaires du secrétariat et assurer les missions d'organisation, de prise de note et de rédaction de comptes-rendus
• Assurer une veille administrative de la Direction pendant les congés (point unique téléphonique, permanence de l'accès aux agendas et gestion du courrier)

Compétences:

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Expérience: Débutant accepté

Qualites Professionnelles:

• Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.