Assistante d'Agence H/F

Morgan Services; Aix-les-Bains; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Groupe Morgan Services recherche une assistante d'agence pour une entreprise de génie civil à Aix-les-Bains. Le poste implique la gestion administrative des sous-traitants, le suivi des pointages et le rassemblement des pièces pour les appels d'offres, avec transmission dématérialisée et archivage rigoureux.

Profil recherché: Bac +2 et au moins 3 ans d'expérience en assistant administratif/travaux, idéalement dans le BTP.

Qualifications

• Diplômé d'un Bac +2 avec au moins 3 ans d'expérience.
• Expérience en assistanat métier/travaux ou administratif dans le BTP.
• Discrétion, aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service.

Responsibilities

• Gérer administrativement les sous-traitants et les contrats de sous-traitance.
• Consolider et valider les pointages des équipes.
• Rassembler, trier et vérifier les pièces administratives exigées dans le cadre d'un appel d'offres.
• Transmettre candidatures et offres dématérialisées dans les délais impartis et veiller à la signature électronique.
• Suivre et archiver les dossiers en cours (rejets, attributions, demandes de précision).
• Participer à la rédaction de notes, rapports et comptes rendus.
• Gérer le courrier et les emails.
• Accompagner le directeur d'agence dans la gestion de son agenda.
• Organiser les réunions de service et les séminaires d'équipe.
• Planifier les déplacements professionnels des collaborateurs.
• Classer et archiver les documents administratifs et techniques.
• Gérer les entrées et sorties de collaborateurs en lien avec les services supports (RH, véhicule, DSI).

Skills

Discrétion

Aisance relationnelle

Rédaction

Sens du service

Polyvalence

Autonomie

Education

Bac +2

Tools

Google Suite

Job description

Si vous êtes à la recherche d'un job, pas de panique ... Groupe Morgan Services est là pour vous ! Spécialisée dans le recrutement depuis 1998, notre mission est de vous dénicher des offres d'emplois du tonnerre dans tous les secteurs d'activités et à différents niveaux de qualifications. Devenons co-équipier dans votre projet professionnel et décrochez le job fait pour vous !
Nous recrutons une assistante d'agence pour une entreprise de bâtiment génie civile à Aix les Bains.*

• Gérer administrativement les sous-traitants : élaboration des contrats de sous-traitances, constitution et suivi des agréments et des pièces réglementaires ;
• Consolider et valider les pointages des équipes ;
• Rassembler, trier et vérifier l'ensemble des pièces administratives exigées dans le cadre d'un appel d'offres.
• Transmettre les candidatures et offres de façon dématérialisée dans les stricts délais impartis en veillant à la conformité de la signature électronique.
• Assurer le suivi et l'archivage des dossiers en cours (rejets, attributions, demandes de précision)?
• Participer à la rédaction de notes, rapports, comptes rendus et dossiers opérationnels.
• Assurer le traitement et le suivi du courrier et des emails ;
• Accompagner le directeur d'agence dans la gestion de son agenda ;
• Organiser les réunions de service et les événements d'agence et séminaires d'équipes ;
• Planifier et organiser les déplacements professionnels des collaborateurs ;
• Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents administratifs et techniques.;
• Gérer les entrées et sorties de collaboratiors en lien avec les services supports (RH, véhicule, DSI).

Diplômé d'un Bac +2, vous avez minimum 3 ans d'expérience en tant qu'assistant métier, assistant travaux ou assistant administratif, idéalement dans le secteur du BTP.Discrétion, aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service, polyvalence et autonomie sont des qualificatifs qui vous correspondent.Vous possédez une excellente maîtrise des outils informatiques (suite Google idéal). avoir déjà travaillé dans une entreprise génie civile