Assistant d'Agence H/F

LTD - Métiers du Tertiaire Technique, Fonctions Supports, Mode & Luxe; Aix-les-Bains; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

LTD - Métiers du Tertiaire Technique, Fonctions Supports, Mode & Luxe recherche un assistant métier/administratif pour assurer le suivi des sous-traitants, la constitution des dossiers et le traitement du courrier.

Vous gérerez l’agenda du directeur, organiserez les réunions et les déplacements, et veillerez à l’archivage et à la conformité des pièces administratives, avec une maîtrise avancée des outils informatiques (suite Google).

Qualifications

• Diplômé d’un Bac +2 et au moins 3 ans d’expérience en assistant métier, assistant travaux ou assistant administratif.
• Discrétion, aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service et autonomie.
• Maîtrise des outils informatiques (suite Google idéal).

Responsibilities

• Gérer administrativement les sous-traitants: contrats et pièces réglementaires.
• Consolider et valider les pointages des équipes.
• Rassembler, trier et vérifier les pièces administratives exigées dans les appels d'offres.
• Transmettre les candidatures et offres dématérialisées dans les délais et veiller à la signature électronique.
• Suivre et archiver les dossiers en cours (rejets, attributions, demandes de précision).
• Accompagner le directeur d'agence dans la gestion de son agenda et organiser les réunions et séminaires.
• Planifier les déplacements professionnels des collaborateurs et assurer l’archivage des documents.

Skills

Discrétion

Aisance relationnelle

Rédaction

Sens du service

Polyvalence

Autonomie

Google Suite

Education

Bac +2

Tools

Suite Google

Job description

À proposLTd compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d'expertise en Ingénierie, Tertiaire Haut de Gamme - Fonctions Supports sur la France entière et à l'International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.
Rattaché au directeur d'agence, vos principales missions sont de : Gérer administrativement les sous-traitants : élaboration des contrats de sous-traitances, constitution et suivi des agréments et des pièces réglementaires ; Consolider et valider les pointages des équipes ; Rassembler, trier et vérifier l'ensemble des pièces administratives exigées dans le cadre d'un appel d'offres. Transmettre les candidatures et offres de façon dématérialisée dans les stricts délais impartis en veillant à la conformité de la signature électronique. Assurer le suivi et l'archivage des dossiers en cours (rejets, attributions, demandes de précision) Participer à la rédaction de notes, rapports, comptes rendus et dossiers opérationnels. Assurer le traitement et le suivi du courrier et des emails ; Accompagner le directeur d'agence dans la gestion de son agenda ; Organiser les réunions de service et les événements d'agence et séminaires d'équipes ; Planifier et organiser les déplacements professionnels des collaborateurs ; Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents administratifs et techniques.; Gérer les entrées et sorties de collaborateurs en lien avec les services supports (RH, véhicule, DSI).

Diplômé d'un Bac +2, vous avez minimum 3 ans d'expérience en tant qu'assistant métier, assistant travaux ou assistant administratif, idéalement dans le secteur du BTP. Discrétion, aisance relationnelle et rédactionnelle, sens du service, polyvalence et autonomie sont des qualificatifs qui vous correspondent. Vous possédez une excellente maîtrise des outils informatiques (suite Google idéal).