Assistant.e d'Agence

Equans France; Annecy; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Job summary

Equans France recrute une Assistante d’Agence H/F pour son agence d’Annecy. Vous contribuerez au fonctionnement quotidien, à la gestion administrative, commerciale et financière, et soutiendrez les responsables d’affaires et conducteurs de travaux.

Vous assurez l’accueil, la gestion des demandes, la facturation et le suivi des dossiers, avec un rôle clé dans la relation client et fournisseurs. Poste polyvalent et opérationnel.

Qualifications

• Formation administrative, gestion ou assistanat souhaitée.
• Expérience sur un poste d’assistant d’agence ou gestionnaire est un plus.
• Connaissance des secteurs du BTP, énergie, génie électrique est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques et sens de l’organisation.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes internes et externes.
• Gérer la messagerie de l’agence et réaliser les relances clients.
• Participer au suivi des créances et au suivi des appels d’offres.
• Réaliser la facturation et le suivi des situations de travaux.
• Préparer les documents administratifs liés aux marchés publics et à la sous-traitance.
• Suivre les congés et absences des collaborateurs et organiser les déplacements.
• Mettre à jour les plateformes clients et assurer le suivi administratif des dossiers.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Relationnel

Maîtrise bureautique

Connaissance BTP/ énergie

Education

Formation administrative

Tools

Bureautique

Job description

Assistante d'Agence H/F

Rejoignez une agence dynamique au cœur des projets de génie électrique !

Véritable partenaire des équipes opérationnelles, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'agence et assurez un rôle clé dans la gestion administrative, commerciale et financière de l'activité.

Polyvalent(e) et organisé(e), vous accompagnez les responsables d'affaires, conducteurs de travaux et équipes support dans le suivi des dossiers et la relation avec les clients, fournisseurs et partenaires.

Vos missions

Administration et relation clients

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes internes et externes ;
• Gérer la messagerie de l'agence ;
• Réaliser les relances clients et participer au suivi des créances ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des appels d'offres ;
• Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution.

Gestion administrative et financière

• Enregistrer les commandes clients ;
• Assurer la facturation et le suivi des situations de travaux ;
• Préparer les demandes de cautions bancaires et les virements ;
• Contrôler les factures fournisseurs et intérimaires ;
• Suivre les frais généraux, les créances et les prévisions de facturation ;
• Réaliser les calculs de révision de prix.

Suivi des dossiers de chantier

• Préparer les documents administratifs liés aux marchés publics et à la sous-traitance ;
• Établir les contrats de sous-traitance et les documents de fin d'affaires ;
• Mettre à jour les plateformes clients et les pièces administratives ;
• Assurer le suivi administratif des accidents du travail, arrêts maladie et visites médicales.

Support aux équipes

• Assister les responsables d'agence et les conducteurs de travaux ;
• Suivre les formations, les équipements et les commandes de fournitures ;
• Organiser les déplacements et réservations de voyages ;
• Gérer les congés et absences des collaborateurs ;
• Participer à la vie quotidienne et à l'organisation de l'agence.

Votre profil

• Formation administrative, gestion ou assistanat.
• Expérience souhaitée sur un poste d'assistant(e) d'agence, assistant(e) administratif(ve) ou assistant(e) de gestion.
• Une connaissance des secteurs du BTP, de l'énergie, du génie électrique ou des travaux est un véritable atout.
• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils de gestion.
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et excellent relationnel.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste polyvalent aux missions variées.
• Un environnement technique stimulant dans le secteur du génie électrique.
• Une équipe à taille humaine et des projets concrets.
• Un rôle central au service de la performance de l'agence.