ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Menway Emploi Nantes; Sainte-Luce-sur-Loire; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Job summary

Menway Emploi Nantes recherche une personne polyvalente pour assurer la gestion administrative des chantiers, le suivi de la facturation et le secrétariat, en lien avec le responsable d'agence et le siège.

Vous intégrez une équipe de 7 personnes, avec une rémunération de 2 000 EUR brut mensuel pour 39 heures hebdomadaires, du lundi au jeudi 8 h-17 h et le vendredi 8 h-16 h, pause d’une heure et tickets restaurant.

Qualifications

• Polyvalence et esprit d'équipe, essentiels dans l'agence.
• Gestion administrative des chantiers et suivi des documents.
• Suivi de la facturation et du secrétariat en lien avec le responsable d'agence.

Responsibilities

• Assurer l'ouverture administrative des chantiers et enregistrer les commandes et pièces de marché.
• Constituer et suivre les dossiers clients; gérer cautions et OS, avenants.
• Gérer PPSPS, PDP et les procès-verbaux de réception; assurer l'envoi des factures clients.
• Suivre les encaissements, effectuer les relances et participer au recouvrement.
• Contrôler la conformité des documents reçus et envoyés.

Skills

Gestion administrative

Facturation

Secrétariat

Travail en équipe

Job description

Vous intégrerez une agence composée d'une équipe de 7 personnes, où la polyvalence, l'esprit d'équipe et la collaboration sont essentiels. Vous occuperez un poste central dans le fonctionnement de l'agence, en assurant la gestion administrative des chantiers, le suivi de la facturation et le secrétariat, en lien avec le responsable d'agence, les équipes internes et le siège.

Vos missions

Administration des ventes et gestion des chantiers

• Assurer l'ouverture administrative des chantiers.
• Enregistrer les commandes, les pièces de marché et les bons de commande.
• Constituer et suivre les dossiers clients.
• Effectuer les demandes de cautions.
• Gérer les ordres de service (OS) et les avenants.
• Assurer le suivi et l'envoi des PPSPS et des PDP.
• Gérer les procès-verbaux de réception et les attestations de fin de travaux.
• Établir et envoyer les factures clients.
• Suivre les encaissements, effectuer les relances et participer au recouvrement.
• Contrôler la conformité des documents reçus et envoyés.

Gestion des sous-traitants et fournisseurs

• Établir les contrats de sous-traitance et assurer la déclaration des sous-traitants.
• Utiliser la plateforme Once For All pour le suivi des documents administratifs, les relances et l'édition des quitus.
• Assurer l'ouverture des comptes fournisseurs et le suivi de leurs documents administratifs.
• Rapprocher les factures fournisseurs des bons de commande, contrôler les pièces et assurer leur pré-validation.
• Assurer le suivi des avoirs.
• Gérer les dossiers d'intérim en lien avec le siège.

Appels d'offres

• Participer à la préparation des documents administratifs nécessaires aux réponses aux appels d'offres.

Secrétariat et vie de l'agence

• Gérer le courrier et les communications.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la réception des livraisons.
• Apporter un soutien administratif au responsable d'agence et aux autres agences.
• Gérer les consommables et les fournitures de bureau.
• Assurer le suivi des congés en lien avec le siège.
• Effectuer le classement et l'archivage des documents papier et informatiques.

Les conditions proposées

• Rémunération : 2 000 EUR brut mensuel.
• Temps de travail : 39 heures hebdomadaires.
• Horaires : du lundi au jeudi, de 8 h à 17 h, et le vendredi, de 8 h à 16 h.
• Pause déjeuner : 1 heure.
• Avantage : tickets restaurant.
• Environnement : une agence à taille humaine, composée de 7 personnes.