ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Menway Emploi; Carquefou; Remote; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Job summary

Menway Emploi CARQUEFOU recherche pour son client, acteur du bâtiment, un assistant administratif (H/F) en intérim. Vous intégrerez une agence de 7 personnes et assurerez la gestion administrative des chantiers, le suivi de la facturation et le secrétariat, en lien avec le responsable d'agence et le siège.

Vos missions couvrent l’ouverture administrative des chantiers, l’enregistrement des commandes et des pièces de marché, la constitution des dossiers clients, les relances et le recouvrement,

Responsibilities

• Ouverture administrative des chantiers
• Enregistrement des commandes et pièces de marché
• Constitution et suivi des dossiers clients
• Relances et recouvrement
• Suivi des PPSPS et PDP
• Édition des factures et documents administratifs
• Gestion des sous-traitants et fournisseurs
• Gestion du courrier et de la vie de l'agence

Job description

Votre agence Menway Emploi de CARQUEFOU acteur local du marché du travail met à disposition son expertise pour vous accompagner dans votre recherche d'emploi.

Nous recherchons pour notre client, spécialisé dans la rénovation et la préservation du patrimoine un assistant administratif (H/F) dans le cadre d'une mission en intérim.

Vous intégrerez une agence composée d'une équipe de 7 personnes, où la polyvalence, l'esprit d'équipe et la collaboration sont essentiels. Vous occuperez un poste central dans le fonctionnement de l'agence, en assurant la gestion administrative des chantiers, le suivi de la facturation et le secrétariat, en lien avec le responsable d'agence, les équipes internes et le siège.

Vos missions

• Administration des ventes et gestion des chantiers
• Assurer l'ouverture administrative des chantiers.
• Enregistrer les commandes, les pièces de marché et les bons de commande.
• Constituer et suivre les dossiers clients.
• Effectuer les demandes de cautions.
• Gérer les ordres de service (OS) et les avenants.
• Assurer le suivi et l'envoi des PPSPS et des PDP.
• Gérer les procès-verbaux de réception et les attestations de fin de travaux.
• Établir et envoyer les factures clients.
• Suivre les encaissements, effectuer les relances et participer au recouvrement.
• Contrôler la conformité des documents reçus et envoyés.
• Gestion des sous-traitants et fournisseurs
• Établir les contrats de sous-traitance et assurer la déclaration des sous-traitants.
• Utiliser la plateforme Once For All pour le suivi des documents administratifs, les relances et l'édition des quitus.
• Assurer l'ouverture des comptes fournisseurs et le suivi de leurs documents administratifs.
• Rapprocher les factures fournisseurs des bons de commande, contrôler les pièces et assurer leur pré-validation.
• Assurer le suivi des avoirs.
• Gérer les dossiers d'intérim en lien avec le siège.
• Appels d'offres
• Participer à la préparation des documents administratifs nécessaires aux réponses aux appels d'offres.
• Secrétariat et vie de l'agence
• Gérer le courrier et les communications.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la réception des livraisons.
• Apporter un soutien administratif au responsable d'agence et aux autres agences.
• Gérer les consommables et les fournitures de bureau.
• Assurer le suivi des congés en lien avec le siège.
• Effectuer le classement et l'archivage des documents papier et informatiques.

Les conditions proposées

• Rémunération : 2 000 EUR brut mensuel.
• Temps de travail : 39 heures hebdomadaires.
• Horaires : du lundi au jeudi, de 8 h à 17 h, et le vendredi, de 8 h à 16 h.
• Pause déjeuner : 1 heure.
• Avantage : tickets restaurant.
• Environnement : une agence à taille humaine, composée de 7 personnes.

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et polyvalente, appréciant les environnements à taille humaine où l'autonomie et l'entraide sont importantes.

Vous justifiez idéalement d'une expérience en assistanat administratif, en administration des ventes ou dans le secteur du bâtiment.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez gérer plusieurs dossiers simultanément. Votre aisance relationnelle, votre réactivité et votre sens des priorités seront des atouts pour réussir dans ce poste.

L’entretien annuel est une étape cruciale pour chaque salarié, offrant une opportunité de faire le point sur ses réalisations, de recevoir des feedbacks constructifs et de planifier son développement professionnel.

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