Assistante Administrative / Gestionnaire Administrative (H/F)

WeRecruit; Paris; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche pour son équipe administrative un poste support polyvalent visant à assurer la fiabilité, la fluidité et le suivi des opérations administratives, financières et de financement, sur des sujets structurants et opérationnels.

Missions clés : gestion administrative (courrier, data room), gestion des financements (devis, dossiers financiers, saisie Kairos et ROMEO), inscriptions et paiements, recouvrement et support immobilier, avec une collaboration quotidienne avec les services

Responsabilités

• Gestion administrative: Ouverture, traitement et suivi du courrier
• Gestion des financements: Suivi des devis et dossiers, saisie Kairos et ROMEO, constitution des dossiers de financement
• Inscriptions & paiements: Enregistrement des paiements, localisation des règlements, gestion des encaissements
• Recouvrement: Enregistrement et relances des impayés
• Support gestion immobilière: Mission ponctuelles, suivi sinistres et dossiers assurances, facturation parkings/distri. automatiques

Description du poste

Le poste

Vous intégrez une équipe administrative support au cœur du fonctionnement du groupe.

Votre rôle est clair : assurer la fiabilité, la fluidité et le suivi des opérations administratives, financières et de financement, sur des sujets à la fois structurants et opérationnels.

Vos missions

1. Gestion administrative

• Ouverture, traitement et suivi du courrier
• Mise à jour et structuration de la data room

2. Gestion des financements

• Suivi de l’assiduité mensuelle et facturation associée
• Saisie des devis Kairos (France Travail)
• Édition des devis Région Nouvelle Aquitaine
• Préparation des dossiers de financement (hors dispositifs standards)
• Saisie des entrées en formation (Kairos)
• Constitution des dossiers RFF (France Travail)
• Saisie des demandes de rémunération (ROMEO – Région)
• Gestion des demandes d’attestations (financeurs / demandeurs d’emploi)
• Traitement quotidien de la boîte financement et qualification des demandes

3. Inscriptions & paiements

• Enregistrement des paiements (courrier et autres flux)
• Localisation et suivi des règlements
• Gestion des encaissements (hebdomadaires et mensuels – échéance du 25)
• Traitement des dossiers visas
• Gestion des rétractations, abandons et désistements
• Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs

4. Recouvrement

• Enregistrement des impayés (Drive / Plateforme des admissions)
• Envoi des premières relances
• Suivi, renvoi et représentation des impayés

5. Support gestion immobilière

• Support sur missions ponctuelles
• Facturation (parkings / distributeurs automatiques)
• Suivi des sinistres et dossiers assurances

Votre positionnement

• Rattachement fonctionnel à deux responsables de service
• Travail en lien direct avec l’équipe administrative du siège : alternance, admission, finances
• Interaction quotidienne avec les différents services, équipes de campus et fournisseurs