Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale (H/F)

Autodidact; Montreuil; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Autodidact recherche un Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale (H/F) en CDD pour renforcer son équipe située à Montreuil (Île‑de‑France).

Rattaché(e) à la Responsable du service, vous assurerez l’accueil, la gestion des courriers, l’archivage, le suivi des factures et des devis, ainsi que le reporting. Vous travaillerez en lien avec les services commercial et comptable et garantirez la traçabilité administrative.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou domaine similaire.
• Expérience d'au moins 1 an sur un poste d’assistanat administratif, commercial et/ou comptable.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des clients et visiteurs.
• Rédiger, mettre en forme et assurer le traitement des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Organiser, classer et archiver les documents, en version papier et numérique.
• Mettre à jour les dossiers et les informations administratives.
• Collecter, contrôler et transmettre les informations nécessaires aux différents services et administrations.
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le suivi des échéances administratives.
• Créer et mettre à jour les fiches clients et prospects ainsi que les dossiers associés.
• Préparer et établir les devis et propositions commerciales.
• Assurer le suivi des devis, des inscriptions, des contrats et des prestations.
• Préparer les éléments nécessaires à la facturation et établir les factures et avoirs.
• Assurer la circulation des informations entre les clients, le service commercial, la direction et les équipes opérationnelles.
• Participer au suivi de l’activité commerciale et à la mise à jour des tableaux de bord.
• Collecter, préparer et contrôler les pièces comptables avant leur transmission au service comptable.
• Enregistrer ou contrôler les factures clients.
• Vérifier la conformité des factures avec les prestations réalisées.
• Assurer le suivi des factures émises, des règlements et des comptes clients.
• Contrôler les règlements et effectuer le rapprochement avec les factures correspondantes.
• Effectuer les relances relatives aux factures impayées et assurer le suivi des échéances de paiement.
• Préparer les documents, reportings et tableaux de suivi nécessaires au pilotage de l’activité.
• Anticiper et signaler les échéances, anomalies ou difficultés nécessitant une intervention.

Connaissances

Accueil téléphonique

Organisation

Rigueur

Sens du service client

Communication

Formation

Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité

Outils

Pack Office

Korus

Kairos

Description du poste

Dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité, nous recherchons un Assistant de gestion administrative, comptable et commerciale (H/F) - CDD.

Rattaché(e) à la Responsable du service, vos missions seront les suivantes :

Missions:

• Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil physique des clients et visiteurs,
• Rédiger, mettre en forme et assurer le traitement des courriers, comptes rendus et documents administratifs,
• Organiser, classer et archiver les documents, en version papier et numérique,
• Mettre à jour les dossiers et les informations administratives,
• Collecter, contrôler et transmettre les informations nécessaires aux différents services et administrations,
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le suivi des échéances administratives,
• Créer et mettre à jour les fiches clients et prospects ainsi que les dossiers associés,
• Préparer et établir les devis et propositions commerciales,
• Assurer le suivi des devis, des inscriptions, des contrats et des prestations,
• Préparer les éléments nécessaires à la facturation et établir les factures et avoirs,
• Assurer la circulation des informations entre les clients, le service commercial, la direction et les équipes opérationnelles,
• Participer au suivi de l’activité commerciale et à la mise à jour des tableaux de bord,
• Collecter, préparer et contrôler les pièces comptables avant leur transmission au service comptable,
• Enregistrer ou contrôler les factures clients,
• Vérifier la conformité des factures avec les prestations réalisées,
• Assurer le suivi des factures émises, des règlements et des comptes clients,
• Contrôler les règlements et effectuer le rapprochement avec les factures correspondantes,
• Effectuer les relances relatives aux factures impayées et assurer le suivi des échéances de paiement,
• Préparer les documents, reportings et tableaux de suivi nécessaires au pilotage de l’activité,
• Anticiper et signaler les échéances, anomalies ou difficultés nécessitant une intervention.

Issu(e) d'une formation Bac à Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou dans un domaine similaire., vous bénéficiez d'une expérience réussie d'au moins 1 an sur un poste d’assistanat administratif, commercial et/ou comptable.

Rigoureux/rigoureuse et organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du service client et d’une bonne connaissance de l’univers de la formation.

À l’aise avec les techniques de gestion administrative, comptable et commerciale, vous maîtrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), ainsi que les outils numériques professionnels tels que Korus et Kairos.

Dynamique et autonome, vous savez gérer vos priorités et faire preuve d’adaptabilité dans votre quotidien professionnel.