Assistant - Service Commande Publique - Assurances - Grand Lac - Communaute d'Agglomeration H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale; Aix-les-Bains; Sur place; EUR 10 000 - 18 000; Temps partiel

Résumé du poste

Grand Lac recherche un agent administratif polyvalent pour soutenir le service commande publique. Vous gérerez l’accueil, les dossiers, le classement et le suivi des activités, en binôme avec un autre assistant du pôle.

Vous contribuerez à l’organisation, au remplacement du personnel et à l’amélioration des outils administratifs, avec une attention particulière au respect des délais et à la qualité des courriers.

Qualifications

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office) et du secrétariat.
• Excellentes capacités d’expression orale et écrite.
• Organisation et gestion des échéances avec autonomie.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif du service, notamment réceptionner et transmettre les messages, rédiger des courriers et réserver des salles.
• Participer à la mise en place de nouveaux outils administratifs et à la rédaction/expédition des avis et documents.
• Rédiger et envoyer les agréments et courriers liés aux marchés et autorisations d’occupation du domaine public.
• Mettre à jour la base de données et les fichiers numériques, et suivre les transferts entre logiciels achats et finances.
• Actualiser les supports de publicité et établir les engagements comptables des frais et primes.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Secrétariat

Expression orale et écrite

Organisation

Rendre compte et respect des délais

Formation

Connaissances juridiques

Outils

Pack Office

Description du poste

L'agent est chargé d'apporter une aide permanente au service commande publique en matière d'organisation du service, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et des activités du service.Il/Elle intervient en binôme avec un(e) autre assistant(e) du pôle.En l'absence d'un(e) collègue, l'agent pourra être ponctuellement appelé à assurer l'accueil de Grand Lac.

Suivi administratif du service

• Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques, rédaction de courriers, réservation de salle
• Assistance lors de la mise en place de nouveau outils administratifs
• Rédaction et envoi des courriers aux entreprises non retenues et retenues
• Rédaction et envoi des agréments de sous traitant
• Rédaction et envoi des courriers aux entreprises non retenues et retenues dans le cadre des autorisation d'occupation du domaine public
• Gestion du circuit de signature des avenants des services hors service AEP/EU/VRD
• Rédaction, mise à la signature et envoi de la convocation aux CAO et commissions de délégation de service public
• Elaboration des procès verbaux de CAO

Suivi administratif de clôture de la passation des marchés

• Classement et nommage des fichiers numériques des marchés notifiés
• Mise en ligne des données essentielles des marchés, des sous-traitants, des concessions
• Rédaction des avis d'attribution des marchés et des concessions
• Suivi du transfert entre le logiciel achat et le logiciel finances

Missions diverses

• Actualisation de la base de données administratives : date de CAO, date de bureau, référents techniques, etc
• Mise à jour du tableau de suivi des supports de publicité utilisés dans le cadre des achats
• Création des engagements comptables des frais de publicité des marchés et des primes d'assurances
• Mise à jour du site internet
• Actualisation de Digilac

Il est demandé

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office), des techniques de secrétariat ainsi que de l'expression orale et écrite
• Connaissances juridiques
• Techniques de classement et d'archivage
• Prise de notes et mettre en forme tous types de courriers
• Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
• Prise en compte des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Autonomie dans l'organisation du travail, associée à une capacité à rendre compte, et une aptitude à gérer les échéances
• Relative autonomie dans l'organisation du travail
• Organisé et rigoureux, volontaire et force de proposition
• Qualités relationnelles
• Ouverture aux relations humaines et sens de l'accueil
• Rendre compte du traitement et de l'avancement des dossiers

Conditions

• Poste à pourvoir : novembre 2026
• Temps de travail : temps non complet à 50%
• Congés annuels : au prorata de la durée de présence du contrat organisés en lien avec la responsable hiérarchique direct
• Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
• Rémunération : selon grille indiciaire des adjoints administratifs territoriaux + primes dont 13e mois et part variable + avantages sociaux (tickets restaurant, participation mutuelle santé et prévoyance, adhésion CNAS).
• Le salaire est indiqué à titre indicatif sur la base d'un minimum et ne prend pas en compte pas la reprise de l'expérience que nous appliquons.
• Le recrutement est ouvert aussi bien aux candidats titulaires de la fonction publique qu'aux candidats contractuels.

En application de la charte de la mobilité interne de Grand Lac, les candidatures internes seront étudiées prioritairement.