Un Assistant de Direction H/F

Cyrillus; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés payés dès la première année

Protection sociale complémentaire

Participation frais de transport 75%

Résumé du poste

Le Grand Chalon recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de la Direction Générale Adjointe de l'Attractivité du Territoire (DGA-AT). Vous assurerez la gestion de l'agenda, la préparation des réunions et l'accueil des interlocuteurs, en lien avec les équipes municipales.

Vous participerez à l'organisation des instances et au suivi des dossiers transversaux, en veillant au respect des échéances et à la qualité rédactionnelle des documents.

Qualifications

• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
• Bonnes capacités rédactionnelles et esprit d'équipe

Responsabilités

• Gestion de l'agenda de la DGA-AT : planifier réunions, organiser les déplacements et prioriser les rendez-vous
• Préparation et suivi des réunions : réservation des salles, convocations, diffusion des ordres du jour et documentation
• Accueil et gestion des interlocuteurs : filtrage des appels, organisation de l'accueil physique et transmission des messages
• Classement et suivi des dossiers : archivage et gestion des stocks de fournitures
• Participation à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi des projets et relecture des délibérations
• Suivi de dossiers transversaux : préparation des réunions Maire en direct et revues de projets trimestrielles

Description du poste

Description de l'entreprise

Le Grand Chalon est ...

La 1ère Agglomération de Saône-et-Loire, le Grand Chalon compte 51 communes et 118 000 habitants.

Stratégiquement positionné en France et en Europe au cœur d’un réseau routier, fluvial et ferroviaire de premier plan (Route Centre Europe Atlantique-RCEA), accessible en TGV et LGV, le Grand Chalon offre une situation géographique privilégiée.

Mobilisé pour le développement économique du territoire, Le Grand Chalon porte un positionnement volontariste pour « l’Industrie du Futur » et fait vivre ses labels « Territoire d’Industrie » et « Sites Industriels Clés en Main ».Territoire de projets reconnu pour la qualité de vie de ses habitants, Le Grand Chalon agit avec ambition en matière d’économie, transition écologique, petite enfance et enseignement supérieur, mais aussi sports, culture et tourisme.

Au sein de la Direction Générale Adjointe de l'Attractivité du Territoire ( DGA - AT) , vous assisterez la Directrice Générale Adjointe dans l'organisation et le suivi de ses activités.

Gestion de l'agenda

Vous assurerez la gestion de l'agenda de la DGA - AT en :

• planifiant les réunions ;


• organisant les déplacements ;


• priorisant les rendez-vous en fonction des urgences et des priorités.

Préparation et suivi des réunions

Vous effectuerez la préparation des réunions en :

• réservant les salles ;


• envoyant les convocations ;


• diffusant les ordres du jour et les documents nécessaires aux participants ;


• organisant matériellement les espaces de réunion ;


• participant à certaines réunions afin d'assister la DGA - AT et de rédiger les comptes rendus.

Vous produirez et mettrez en forme différents documents à l'aide des outils bureautiques, notamment :

• des courriers ;


• des tableaux de synthèse.

Vous assurerez également la diffusion du courrier auprès des membres de la DGA AT et veillerez à son bon enregistrement dans l'outil Kolok.

Accueil et gestion des interlocuteurs

Vous accueillerez les interlocuteurs, en présentiel ou par téléphone. À ce titre, vous :

• filtrerez les appels et les demandes ;


• organiserez l'attente des visiteurs ;


• recueillerez et transmettrez les messages en cas d'absence de l'interlocuteur concerné.

Classement et suivi des dossiers

Vous assurerez le classement et l'archivage des dossiers ainsi que la gestion des stocks de fournitures administratives.

Préparation des instances

Vous participerez à la préparation des instances municipales et communautaires en :

• assurant le suivi, la relance et la relecture des projets de rapports et des délibérations ;


• veillant au respect des échéances de validation par le DGA.

Suivi de dossiers transversaux

Vous participerez à la gestion et à la centralisation de différents dossiers en :

• préparant les réunions « Maire en direct » ;


• préparant les revues de projets trimestrielles ;


• centralisant les rapports d'activité des services de la DGA-AT.

Horaires en 37 heures hebdomadaire du lundi au vendredi

• Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles.


• Vous faites preuve de sens de l'organisation, de rigueur et d'autonomie.


• Vous savez analyser les demandes, gérer les priorités et respecter les échéances.


• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles


• Vous maîtrisez les outils bureautiques


• Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs partenaires.


• Vous êtes disponible, réactif et appréciez le travail en équipe.

Autres informations

• Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale


• Cadre d'emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs


• Contractuel (CDD de 12 mois, renouvelable)


• Congés payés dès la première année


• Protection sociale complémentaire selon conditions définies


• Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101,75 €)