Assistante administrative / Assistant administratif

Ville de Grenoble; Grenoble; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle santé et prévoyance

Restauration collective

Résumé du poste

Ville de Grenoble recherche un agent administratif pour assurer le secrétariat mutualisé de la direction Immobilier Municipal avec 2 autres agents, en support au SIP et au SAG. Poste réparti sur deux sites Balzac et Claudel, avec adaptation du temps de travail.

Activités variées: courrier, rédaction, gestion logistique, suivi des temps et formations, saisie d’EVAS, et relations avec les services techniques et RH.

Qualifications

• Maîtrise de l’orthographe et des techniques de rédaction.
• Capacité à rechercher et diffuser des informations et à tenir des tableaux de bord.
• Maîtrise des outils bureautiques et du secrétariat administratif.
• Capacité à travailler en équipe avec discrétion et autonomie.

Responsabilités

• Enregistrement et suivi du courrier et parapheurs.
• Gestion du courrier électronique et diffusion des informations.
• Réalisation des comptes rendus de chantier et diffusion.
• Assistance administrative des techniciens et gestion logistique.
• Secrétariat entre les services et transmission des demandes RH.
• Gestion du courrier et affichage des messages institutionnels.
• Envoi des bons de commande aux entreprises.
• Interface avec l’assistance informatique et lien SIP/DSI.
• Accueil des nouveaux arrivants et suivi des temps via Octime.
• Saisie des EVAS sur ASTRE et gestion des stages.

Connaissances

Orthographe et rédaction

Rédaction administrationnelle

Maîtrise bureautique

Gestion des tableaux de bord

Travail en équipe

Autonomie et rigueur

Discrétion

Initiatives

Outils

GRC publik

ASTRE

Octime

SIP

Description du poste

Direction de l'Immobilier municipal et de l'énergie

Service Administration Générale-DIME

Référence du poste à rappeler : 9_2026_C_P_3861

Lieux et adresses du poste de travail:

site 1: Claudel: 47 avenue Marcelin Berthelot

site 2: Balzac: 1 2 rue Honoré de Balzac

Poste ouvert aux contractuels

Traitement de base selon la grille indiciaire liée au cadre d'emploi + IFSE (Indemnité de fonction de sujétion et d'expertise) + NBI selon le cadre statutaire

Possibilité participation employeur dès l'arrivée, sans condition d'ancienneté:

Mutuelle santé et prévoyance (contrats labellisés)

Espaces de restauration collectifs conventionnés

Forfait mobilité de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables (maximum de 300 € / an)

Après 6 mois d'ancienneté:

Prime de fin d’année (proratisé au nombre de mois du contrat)

Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Au sein du service Administration Générale et sous la responsabilité de l’assistante coordination secrétariat, vous assurez le secrétariat mutualisé des services de la direction Immobilier Municipal avec 2 autres agents.

• courrier : enregistrement et suivi des parapheurs, distribution du courrier arrivé dans les différents services du bâtiment,
• courrier électronique : GRC publik
• mise en forme des comptes rendus de chantier et diffusion,
• assistance administrative des techniciens
• gestion de la logistique (fournitures, tickets de transport,…)
• secrétariat : lien entre le SIP et le SAG, transmissions des demandes de recrutement, des documents RH etc.
• gestion du courrier, affichage des messages institutionnels, diffusion des informations générales ville de Grenoble (infos concours etc.)
• envoi des bons de commande aux entreprises
• correspondant informatique (lien avec l’assistance informatique, interface DSI/SIP, commande du matériel et application métier)
• Interface administrative avec les services (atelier mécanique, service logistique etc.)
• assurer l’accueil des nouveaux arrivants
• suivi Octime (logiciel du temps de travail)
• suivi des formations en lien avec le service formation de la Ville
• saisie des EVAS (heures supplémentaires) sur le logiciel ASTRE
• gestion des stages (conventions et lien avec service RH)

Savoir-faire :

• maîtrise de l’orthographe, des techniques de rédaction
• rechercher et diffuser des informations
• maîtrise des outils bureautique
• tenir à jour des tableaux de bord

Savoir-être :

• travailler en équipe
• faire preuve de diplomatie
• faire preuve d’initiatives
• être autonome et rigoureux
• devoir de réserve et discrétion

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

poste sur 2 sites : p oste à 50% sur Balzac et 50% sur Claudel

Temps de travail hebdomadaire :

• Cycle de 35h35 ou 36h35 pour toutes les catégories
• Cycle de 38h05 pour les catégories A ou B exerçant des fonctions de catégorie A de chef-fe de service
• Semaine sur 4,5 ou 5 jours ou 9 jours sur 2 semaines
• Congés annuels: 25 jours + possibilité de RTT selon le cycle choisi
• Télétravail, selon l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an

Avantages employeurs :

• Possibilité de congés familiaux, d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux (dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses), sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec: Linda OUADI, responsable secrétariat - 0476763280 .

Date de jury prévue: Octobre / Novembre

Prise de poste estimée: dés que possible

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