Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

MAIRIE; Ploudiry; Sur place; EUR 17 000 - 18 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

Résumé du poste

MAIRIE recrute un agent d'accueil et de gestion administrative (H/F) pour assurer l'accueil des administrés et la gestion administrative de la mairie et de l'agence postale communale. Le poste implique l’enregistrement des actes civils, la préparation des cérémonies et la gestion des inscriptions électorales.

Contrat à durée déterminée de 6 mois, temps partiel 28 h/semaine, travail en journée, possibilité de renouvellement selon l’expérience et les besoins du service public.

Qualifications

• Connaissance solide des collectivités, réglementation état civil et urbanisme.
• Expérience significative de la fonction publique et des missions énoncées.
• Excellentes capacités d'expression écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécialisés.
• Discrétion et confidentialité dans l'accueil et l'administration.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des administrés et orientation vers les services.
• Gestion administrative de la mairie et de l'agence postale communale.
• Enregistrement et délivrance d'actes d'état civil et documents administratifs.
• Rédaction et gestion des courriers et documents administratifs.
• Organisation des cérémonies et participe aux elections (inscriptions, scrutins).
• Gestion des salles, matériel et des réservations de la salle communale.

Connaissances

Accueil du public

Renseignements au public

Gestion des agendas

Rédaction de documents

Bureautique

Gestion des mails

Formation

Bac ou équivalent - secrétariat/administration

Outils

JVS

Navigatis (Oxalis)

3D Ouest

Description du poste

Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F) 29 - PLOUDIRY

Offre n° 213HXCH
Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

Assurer l'accueil de la mairie et de l'agence postale communale ainsi que la gestion administrative de la mairie.Missions ou activités Accueil de la mairie- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés- Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches- Gérer les demandes générales : renseignements, prise de de rendez-vous avec les élus, tri des mails et transmissions aux personnes concernées.- Délivrance de documents administratifs- Rédaction de courriers diversEtat Civil- Enregistrement des mariages, naissances, décès.- Délivrance d'actes.- Préparation et organisation des cérémonies (mariages, parrainages civils)Élections- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales et du Répertoire Électoral Unique (REU)- Préparation et participation à la commission de contrôle- Préparation et organisation des scrutins (cartes électorales, mise sous plis, installation des bureaux de vote).- Participation au bon déroulement des opérations électorales et transmission des résultats.Gestion du cimetière- Suivi administratif du cimetière (concession, inhumation, exhumation) et tenue des registres- Vente de concession et suivi des renouvellements- Mise à jour du logiciel- Relation avec les familles et entreprises funérairesSalle communale- Gestion et suivi des contrats de location de la salle- Réservation de matériels- Etat des lieuxUrbanisme (1er niveau)- Enregistrement et suivi des demandes (CUa et b, DIA)- Vérification de la complétude des dossiers devant être envoyés au service instructeur.- Rédaction des arrêtés de voirie et d'alignementCommunication :- En accord avec les élus, élaborer et diffuser les informations municipales sur les différents supports (bulletin municipal, réseaux sociaux, panneau Pocket.)-mise à jour du site internet-conception d'affiches, flyers, invitation.Agence Postale communale :- Assurer les services postaux et toutes les tâches liées à l'agence postale.Affaires scolaires :-Gestion des réservations de repas et les inscriptions pour la cantine de l'école maternelle.Classement, tri et archivage des documents en lien avec ses missionsToute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service publicProfil recherché Profil souhaité :- Connaissance solide des collectivités, de la réglementation en matière d'état civil et d'urbanisme- Connaissance de l'environnement institutionnel et des procédures administratives- Expérience significative de la fonction publique et des missions énoncées- Excellentes capacités d'expression, de reformulation, de rédaction- Maîtrise des outils bureautiques, travail sur logiciel JVS, Navigatis (Oxalis), 3D Ouest- Devoir de confidentialité, écoute, patience,- Courtoisie et amabilité- DynamismeSavoir être :- Discrétion et confidentialité- Rigoureux, méthodique et organisé- Faire preuve de réactivité- Autonome, esprit d'initiative et d'anticipation- Savoir rendre compte à l'autorité hiérarchiqueLe poste nécessite une grande polyvalence.La maîtrise des outils numériques et notamment des réseaux sociaux est indispensable.Travail le week-end possible en fonction des nécessités de service (élections...)contrat de 6 mois dans un premier temps, renouvelable si l'expérience est concluante.

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 28H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1493.62 Euros - smic minimum ou fonction de l'expérience du candidat
• Complémentaire santé
• smic minimum ou fonction de l'expérience du candidat

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent- secrétariat, administration Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Environnement administratif, institutionnel et politique Cette compétence est indispensable
• Excellente expression écrite et orale Cette compétence est indispensable
• Gestion des emails Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Mettre en forme un document Cette compétence est indispensable
• Rédaction d'écrits professionnels Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Classer des documents
• Corriger et mettre en forme un document
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des réservations de salles de réunion
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les réservations de salles et de matériel
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l'agenda des réunions
• Organiser un rétroplanning
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de gestion administrative
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Utiliser les outils numériques
• Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
• Veiller au respect des échéances administratives
• maitrise de la communication institutionnelle

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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