Assistant Patrimoine H/F

HLM; Niort; Vor Ort; EUR 26.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

HLM à Niort recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) technique pour assurer le suivi administratif des Gros Entretien et Remplacement de composants, du lancement jusqu'à la livraison, en collaboration avec les chargés de maintenance.

Vous assurerez l'ensemble des démarches administratives liées aux programmes de travaux, la mise à jour des tableaux de bord et le suivi administratif et financier des dossiers, tout en gérant les appels d'offres, les achats et les autorisations d'urbanisme.

Qualifikationen

• Assistance administrative au responsable et aux chargés de maintenance.
• Suivi administratif et financier des travaux.
• Rédaction et mise en forme de courriers et rapports.
• Mise à jour des tableaux de bord et coordination with internes et partenaires.

Aufgaben

• Assistance administrative au responsable maintenant et aux chargés de maintenance.
• Suivi administratif des travaux du lancement jusqu'à la livraison
• Organisation de réunions internes et externes
• Rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus
• Mise à jour des tableaux de bord
• Coordination administrative avec les équipes internes et partenaires externes
• Saisie des données liées au suivi des travaux
• Actualisation des documents liés au suivi financier
• Collecte des éléments pour reporting
• Enregistrement et suivi des demandes d'autorisations d'urbanisme
• Gestion des affichages et attestations de conformité
• Rédaction des pièces administratives et dossiers achats et marchés
• Organisation des réunions et OS, gestion des avenants et sous-traitance
• Organisation des réunions locataires

Jobbeschreibung

v Description de la Mission : Rattaché(e) à l'Assistante de direction technique, vous assurez le suivi administratif des travaux de Gros Entretien et Remplacement de Composants depuis le lancement jusqu'à la livraison en collaboration avec les chargés de maintenance. Vous effectuez l'ensemble des démarches administratives liées aux programmes de travaux et au suivi administratif des dossiers.

Missions principales

• Assistance administrative au responsable maintenant et aux chargés de maintenance
  • Suivi administratif des travaux du lancement jusqu'à la livraison
  • Organisation de réunions en interne et en externe
  • Rédaction et/ou mise en forme de tout courrier, compte-rendu, etc, relatifs au suivi
  • Mise à jour des tableaux de bord
  • Coordination administrative avec les équipes en interne et les partenaires extérieurs
• Suivi administratif et financier
  • Saisie de l'ensemble des données liées au suivi des travaux
  • Actualisation de tout document lié au suivi financier en lien avec les chargés de maintenance
  • Collecte de l'ensemble des éléments nécessaires aux différents reporting
• Autorisations d'urbanisme
  • Enregistrement et suivi des demandes d'autorisations d'urbanisme sur les plateformes dédiées
  • Gestion de l'affichage et du suivi
  • Préparation, enregistrement et suivi des attestations de conformité
• Achats : en collaboration avec le service achats, vous effectuez l'ensemble des démarches liées aux appels à la concurrence pour les dossiers travaux, contrats, prestations de service dans le respect de la Commande Publique
  • Rédaction des pièces administratives
  • Publication et suivi sur le site dédié
  • Préparation des dossiers pour les commissions
• Exécution des marchés : constitution des dossiers marché et organisation des réunions de signature et des OS, gestion des avenants et actes de sous-traitance
• Organisation des réunions locataires