Chef du service Patrimoine, Achat et Comptabilité F/H - EC20653

Departement de Vendee; La Roche-sur-Yon; Sur place; EUR 50 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Departement de Vendée recherche un responsable pour encadrer le service des achats et du patrimoine. Vous dirigerez une équipe, planifierez et coordonnerez l'activité, assurerez les recrutements et le développement des compétences.

Vous piloterez la politique achats, les procédures et les indicateurs de performance, tout en garantissant le respect des règles de la commande publique et la sécurisation administrative des procédures patrimoniales.

Qualifications

• Encadrement et animation d'équipe
• Conduite du pilotage achats et marchés
• Gestion administrative et financière du service
• Suivi budgétaire et déploiement de tableaux de bord

Responsabilités

• Encadrer et animer l'équipe du service: planifier, organiser, coordonner et superviser l'activité; gérer congés et remplacements; assurer les recrutements et accompagner le développement des compétences.
• Piloter la politique achats: définir et évaluer la politique achats, piloter les processus et anticiper les besoins; optimiser dépenses et performance.
• Superviser les achats courants et les marchés: expression des besoins, procédures d'achat, respect de la commande publique; participer aux négociations et analyses d'offres; assurer le suivi des exécutions et la performance.
• Encadrer la gestion administrative de la cellule Patrimoine: rédaction des rapports; suivi contentieux; sécurisation juridique et administrative des procédures patrimoniales.
• Piloter la préparation budgétaire et le suivi d'exécution: coordonner, analyser besoins, proposer et suivre les budgets; concevoir des tableaux de bord; suivre imputation et dépenses; optimiser l'utilisation des crédits.

Description du poste

Missions principales

• Encadrer et animer l'équipe du service :
  • Planifier, organiser, coordonner et superviser l'activité du service
  • Gérer les congés, les absences et les remplacements
  • Assurer les recrutements, en lien avec la Direction des Ressources humaines
  • Conduire les entretiens annuels d'évaluation et accompagner le développement des compétences des agents
• Assurer le pilotage stratégique des achats :
  • Définir, mettre en oeuvre et évaluer la politique achats de la Direction, en collaboration avec la Directrice et son adjointe dans le respect des orientations de la collectivité
  • Piloter les processus achats et garantir leur sécurisation juridique, financière et organisationnelle.
  • Élaborer la programmation des achats en lien avec les services utilisateurs et le service Commande publique, et anticiper les besoins.
  • Identifier et mettre en oeuvre des leviers d'optimisation des dépenses et de performance économique
  • Développer des outils de pilotage et suivre les indicateurs d'activité, de qualité et de performance.
  • Assurer une veille réglementaire et technique dans les domaines de l'achat public.
• Superviser et coordonner les achats courants de fournitures et de prestations de service :
  • Garantir la bonne expression des besoins et la programmation des achats.
  • Superviser les procédures d'achat menées par les gestionnaires et les acheteurs du service.
  • Veiller au respect des règles de la commande publique et des procédures internes.
  • Participer aux procédures présentant des enjeux techniques, financiers ou stratégiques particuliers.
  • Contribuer aux négociations avec les fournisseurs et prestataires lorsque nécessaire.
  • Valider les analyses d'offres et les propositions d'attribution.
• Encadrer la gestion administrative de la cellule Patrimoine en lien avec la Directrice des Moyens Généraux :
  • Superviser la rédaction des rapports soumis à la commission permanente, en lien avec le référent patrimoine.
  • Superviser le suivi des contentieux et les litiges éventuels, en lien avec la juriste.
  • Garantir la sécurisation juridique et administrative des procédures patrimoniales.
• Piloter la préparation budgétaire et assurer le suivi de l'exécution en lien avec l'adjointe à la directrice des moyens généraux :
  • Coordonner la préparation budgétaire
  • Recenser et analyser les besoins budgétaires exprimés par les services
  • Élaborer les propositions budgétaires et participer aux travaux de prospective financière.
  • Concevoir et suivre des tableaux de bord de pilotage budgétaire.
  • Contrôler l'exécution budgétaire, notamment les règles d'imputation des dépenses)
  • Analyser les écarts entre prévisions et réalisations et proposer les mesures correctrices nécessaires.
  • Assurer le suivi de la facturation et des dépenses et alerter la hiérarchie si nécessaire
  • Contribuer à l'optimisation de l'utilisation des crédits et à la maîtrise des dépenses
• Piloter la gestion administrative et financière des marchés :
  • Garantir le suivi global de l'exécution administrative, financière et qualitative des marchés de la direction.
  • Superviser le traitement des contentieux, précontentieux et litiges, en lien avec les acheteurs et les services internes concernés
  • Piloter la mise en oeuvre des évolutions contractuelles (avenants, révisions de prix, reconductions ou dénonciations)
  • Assurer le suivi de la performance des marchés et évaluer la qualité des prestations réalisées au regard des engagements contractuels.
  • Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage relatifs à l'exécution des marchés, aux dépenses et à la qualité de service.

Missions annexes

• Assurer, en tant que de besoin, la réalisation des achats courants de fournitures, services ou travaux en suppléance des acheteurs ou gestionnaires achats du service.
• Participer aux projets transversaux portés par la Direction des Moyens Généraux.
• Représenter la direction ou le service lors de réunions internes ou partenariales.