ASSISTANT(E) DE PROGRAMMES H/F

Icade SA; France; Remote; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

ICADE recherche un(e) Assistant(e) Programme pour assurer l’ensemble des activités administratives liées aux opérations et à la vie de l’agence. Vous garantirez le niveau de service client et l’approvisionnement des documents contractuels.

Vous contribuerez à la gestion des dossiers, à la préparation des actes et à la mise en signature via Docusign, tout en assurant le suivi et l’archivage des pièces. Expérience dans l’immobilier ou le BTP souhaitée.

Qualifications

• Expérience sur poste similaire dans l’immobilier ou le BTP.
• Maîtrise des procédures administratives et de la gestion opérationnelle.
• Bonne organisation et sens du détail.

Responsibilities

• Rédaction de la lettre de commande ou du contrat du prestataire.
• Validation interne de la commande et mise en signature sur Docusign.
• Rédaction des actes d’engagement et suivi des pièces contractuelles.
• Constitution du Dossier Marché et coordination avec les DT/DP.
• Mise à jour des documents obligatoires et communication avec les bailleurs et les partenaires.

Skills

Gestion administrative

Rédaction de documents

Suivi de dossier

Communication

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Sous la responsabilité d’un Directeur d’Agence, l’assistant programme assure l’ensemble des activités administratives allant de la gestion des opérations à la vie de l’agence afin de garantir un niveau de service client conformes à nos exigences.

Principales activités

Gestion opérationnelle

BET et Diagnostics :

• Rédaction de la lettre de commande ou du contrat du prestataire (conditions d’exécution de la mission, livrables attendus)
• Validation interne de la commande et mise en signature sur Docusign jusqu’à la signature de toutes les parties

Phase dossier marché :

• Rédaction suivant instructions du DT/DP de lettres de commande "Etudes et préparation de chantier » préalablement à la signature d’un OS Exécution afin de démarrer les études avant l’achat du foncier
• Recueil des documents administratifs obligatoires auprès des entreprise principales et de leurs sous-straitants (KBIS RIB si paiement par ICADE & Caution si paiement direct par l'entreprise principale, assurances…) et transmission au pôle gestion opérationelle.
• Vérification pour chaque entreprise de la note INFO LEGALE >= 10/20 (sauf cas particulier), création et archivage des rapports sur BOX
• Dérogation à obtenir auprès de la DAF en cas d’ une note INFO LEGALE < 10/20.
• Vérification sur ATTESTATION LEGALE des documents obligatoires,
  Demande de mise à jour des documents auprès de l’entreprise si nécessaire
• Rédaction des Actes d’Engagement par lot, envoi aux entreprises pour signature
• Compléter les informations générales du CCAP puis faire compléter et valider le document par le Responsable Programme
• Préparation dossier courtier Assurance (transmettre attestation d’assurance des entreprises, PV de réception, PV levée de réserve,Attestation du bureau de contrôle)
• Constituer avec le DT le Dossier Marché avec la nomenclature des pièces
• Mise en signature du Dossier Marché sur Docusign ou Saqara
• Rédaction des ordres de service suivant les indications DT/Programmes (date d’effet, délai)
• Mise en signature des documents (Acte d’engagement / OS / Lettre d’engagement PPM)
• Renseigner le Tableau des entreprises consultées/retenues à chaque AO terminé

En amont du chantier :

• Création de l’opération dans ATTESTATION LEGALE (date D.O.C nécessaire) avec ajout de toutes les entreprises adjudicataires pour suivi contractualisation et pendant la phase travaux
• Suivi des affichages et constats des Permis de Construire
• Participer avec le RP/DP au montage et envoi des dossiers de GFA et dépôts de pièces notaire
• Mise en place de KALITI en début d’opération
• Dépôt des DROC
• Etablir et suivre la mise à jour de la déclaration préalable
  d’une opération et envoi au SPS +organismes de prévention

La vie de l’opération :

• Participer à la réalisation de l’ensemble des dossiers des Comités des Opérations
• Suivi administratif des concessionnaires (mise en service, débranchement), des assurances et des syndics
• Fournir les documents contractuels aux bailleurs
• Signature et la diffusion des OS, TS, TMA, …
• Constitution du dossier CLEA (CERQUAL)

Organisation d’agence et relations extérieures

Expérience réussie sur poste similaire dans le secteur de l’immobilier ou du BTP (entreprise générale, cabinet d’ingénierie, maîtrise d’œuvre, OPC, etc..)