Un·e Assistant·e de Gestion - CDI - 1 ETP F/H

S'insérer par l'activité éco; Rennes; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Part time

Job summary

Société S\'insérer par l\'activité éco recherche un chargé administratif rattaché au pôle Transformation et Moyens Généraux (0,50 ETP). Poste polyvalent axé sur l’accueil, l’assistance administrative et la gestion des dossiers CDDI et stagiaires.

Vous assurez la facturation, le suivi des contrats et la mise à jour des supports; vous coordonnez les plannings et les documents internes du service.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des salariés en CDDI et des visiteurs.
• Participer aux réunions d’équipe au besoin (renouvellement CDDI).
• Participer à l’élaboration du rapport d’activité: apport des données chiffrées et mise en forme.
• Actualiser les documents internes.
• Aider les salariés en contrat aidé (photocopies, recherche internet).
• Coordonner le classement et l’archivage.
• Participer à l’accueil des stagiaires.
• Rendre compte de l’activité avec les supports réglementaires (Plateforme inclusion, silesa, France travail).
• Gestion des clients: rédaction des contrats et leur mise à jour.
• Assurer la facturation des interventions (EBP et Chorus) et les relances.
• Gérer les candidatures sur la plateforme de l’inclusion et organiser les informations collectives.
• Gérer les suites des informations collectives et mise à jour des supports.
• Gestion administrative des dossiers des CDDI et RDV avant embauche.
• Faire le lien entre les plateformes (inclusion, silesa et ASP).
• Suivi et évolution des documents internes du service.
• Élaboration des courriers.
• Tenue du listing des bénévoles (Epicerie sociale).
• Assurer la facturation des prestations et les relances créances.
• Préparer et distribuer les pécules.
• Gestion des calendriers et prises de rdv avec les prestataires/partenaires.
• Gestion des devis, bons à payer, factures avec le service comptabilité.
• Suivi des demandes d’intervention et des contrats d’entretien et de location.
• Suivi des échéances et du parc de véhicules.
• Organisation des exercices d’évacuation incendie et mise à jour des procédures.
• Établir des statistiques et documents de présentation/communication

Job description

Le poste est rattaché au pôle "S'insérer par l'Activité Economique" (0.50 ETP) et à la Direction Déléguée à la Transformation et au Moyens Généraux (0.50 ETP).

Missions:

Pour le chantier d’insertion et les Ateliers d’Adaptation à la vieActive

• Accueil physique et téléphonique des salariés en CDDI et des
  visiteurs.
• Participer aux réunions d’équipe au besoin (renouvèlement CDDI)
• Participer à l’élaboration du rapport d’activité : apport des données chiffrées et mise en forme.
• Assurer l’actualisation des documents internes.
• Apporter une aide administrative (photocopies, recherche
  internet, etc.) aux sala riés en contrat aidé.
• Coordonner le classement et l’archivage.
• Participer à l’accueil des stagiaires.

Pour le chantier d'insertion

• Rendre compte de l’activité avec les supports réglementaires (Plateforme inclusion, silesa, France travail, etc.)
• Gestion des clients : rédaction des contrats et leurs mises à
  jour
• Assurer la facturation des interventions (logiciel EBP et chorus).
• Assurer la relance créances.
• Gérer les candidatures sur la plateforme de l’inclusion et organiser les informations collectives en fonction
• Gérer « la suite » des informations collectives (refus, candidatures en attente, candidatures retenues) et mise à jour des supports (Chrono CV, BDD, plateforme de l'inclusion, ...) .
• Assurer la gestion administrative des dossiers des CDDI et les RDV avant embauche
• Faire le lien entre les différentes plateforme (plateforme inclusion, silesa et ASP)
• Participer au suivi et à l’évolution des documents internes du service

Pour les Ateliers d’Adaptation à la Vie Active

• Élaboration des courriers
• Tenue à jour du listing des bénévoles (Epicerie sociale)
• Assurer la facturation des prestations et les relances créances
• Préparer et distribuer les pécules

Pour les Moyens Généraux

• Gestions des calendriers et des prises de rdv avec les prestataires/partenaires
• Gestion des devis, bons à payer, factures en lien avec le service comptabilité et la direction
• Gestion et suivi des demandes d’intervention
• Gestion et suivi des contrats d’entretien, de location
• Gestion et suivi des échéances
• Suivi et gestion de l’entretien du parc de véhicules
• Organisation des exercices d’évacuation incendie en lien avec les Pôles
• Elaboration des procédures et mise à jour
• Assurer le suivi des plannings d’intervention/travaux et communiquer auprès des personnes concernées
• Tenir à jour les inventaires du matériel et assurer les commandes en accord avec la direction
• Assurer la tenue des tableaux de bords et des outils d’inventaire
• Etablir des statistiques pour les différentes activités
• Réaliser des documents de présentation/communication