ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION

Weka; Friauville; Híbrido; EUR 20.000 - 27.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

LILLERS recherche une Assistante de Direction pour le Maire, titulaires ou contractuels. Vous assurerez l’organisation des dossiers, le suivi des réunions et les échanges internes et externes.

Vous gérerez l’agenda, préparerez les documents, assurerez l’archivage et le respect des échéances, tout en garantissant la confidentialité et la qualité du service public.

Formación

• Maîtrise des outils informatiques et rédaction des documents.
• Gestion des dossiers et archivage dans le cadre d’un service public.
• Capacité à respecter les échéances et à travailler en équipe.

Responsabilidades

• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous.
• Répondre aux appels et filtrer les messages.
• Assurer le suivi des documents et l’archivage.
• Garantir la confidentialité et l’intégrité des informations.

Conocimientos

Gestion administrative

Gestion des dossiers

Archivage

Relationnel et accueil

Rédaction de documents

Organisation et priorisation

Herramientas

Suite Office

Internet et recherche

Bases de données progiciels

Descripción del empleo

Titulaire ou contractuel LILLERS Le 27 oct. 160 vues

Assistante de Direction de Monsieur le Maire

• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
• Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
• Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
• Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
• Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
• Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.
• Assembler, trier, classer et archiver des documents.
• Synthétiser et présenter des informations.
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité.
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.
• Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
• Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent.
• Garantir la confidentialité.
• Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
• Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
• Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
• Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

Informationscomplémentaires

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