Assistant(e) de direction H/F

ARS; Saint-Sulpice-sur-Risle; Hybrid; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

ARS recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Directrice déléguée départementale et la Déléguée territoriale à Alençon. Vous assurez l’interface avec les interlocuteurs, planifiez les réunions et organisez le flux d’informations.

Vous serez chargé(e) du secrétariat, de l’accueil des usagers, du suivi des dossiers et de la rédaction de documents, tout en garantissant discrétion et rigueur professionnelles.

Qualifications

• Rigueur et organisation dans le secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Aptitude à écouter, analyser et restituer l’information.
• Capacité à anticiper et planifier les besoins des interlocuteurs.
• Autonomie et discrétion requises.

Responsibilities

• Assister la Directrice déléguée départementale et la Déléguée territoriale dans l’organisation quotidienne.
• Gérer le planning, les agendas, les déplacements et les réunions, y compris visio et compte-rendus.
• Rédiger des courriers, synthèses et dossiers; assurer le classement et l’archivage.
• Suivre les échéances des demandes et assurer le relais d’informations au besoin.
• Accueil et orientation des usagers, filtrage des appels et traitement de l’information de premier niveau.
• Contribuer à l’appui budgétaire et financier selon les besoins de la direction.

Skills

Rédaction

Bureautique

Écoute et restitution

Anticipation et organisation

Autonomie

Rigueur méthodologique

Discrétion professionnelle

Travail en équipe

Communication et adaptabilité

Capacité d’anticipation

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Accueil - Assistante / assistant de direction

Description de la mission

Activités principales:

Assister la Directrice déléguée départementale et la Déléguée territoriale dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination, de suivi et de traitement de l’information.

• Gestion du planning, agenda, déplacements, planification des réunions récurrentes et organisation de réunions (ponts visio, salle et matériels, liste de présence et émargement, comptes-rendus à la demande…) ;
• Gestion organisée de la messagerie de la Direction ;
• Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité ;
• Suivi des échéanciers des demandes de la Direction Générale, des Directions métiers, du préfet et rôle d’alerte ;
• Secrétariat de l’instance départementale du CTS (Conseil territorial de santé) : organiser, assister aux réunions et réaliser les comptes rendus ;
• Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels ;
• Traitement de l’information et réponses de 1er niveau ;
• Classement et archivage de documents (plan de classement) ;
• Structuration et transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’ARS ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du DD/DT) ;
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer ;

Activités annexes:

En fonction des besoins, l’assistant de direction sera également amené à venir en appui de l’équipe de la direction départementale sur les sujets budgétaires et financiers.

Connaissance :

• Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
• Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
• Techniques administratives et bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, …)
• Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-Faire :

• Compétences rédactionnelles
• Utiliser les outils bureautiques
• Ecouter, analyser et restituer ou orienter
• Anticiper et organiser

Savoir être :

• Travailler avec de nombreux partenaires différents
• Être autonome
• Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Sens du travail en équipe
• Sens de la communication, adaptabilité
• Capacité d’anticipation, de proactivité et de réactivité

Localisation du poste

Cité administrative - Place Bonet - ALENÇON

SA: Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B)

Niveau

Niveau 4

Pièces jointes

Fiche de poste (Visible Candidat)

2026_11_Assistant de direction_DD61.pdf (175 Ko)