Assistante de direction - CDC DE L OREE DE BERCE BELINOIS (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Écommoy; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

IFSE 247,50 €/brut par mois

CIA selon budget et objectifs

CNAS et maintien de salaire 50%

Chèques cadeaux Noël

Complémentaire santé 15 €/mois

Résumé du poste

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale recrute pour un poste polyvalent dédié au secrétariat, aux archives, aux achats publics et au domaine numérique/informatique. Sous la DGS, vous soutiendrez l’ensemble des services et garantirez la bonne gestion documentaire et administrative.

Le poste prévoit 35 heures hebdomadaires, possibilité de télétravail et jusqu’à 37h avec RTT, avec des avantages liés à la Collectivité et des perspectives de travail en équipe et de conformité RGPD.

Qualifications

• Titulaire d'un niveau BAC+2 ou équivalent et expérience de 2 ans sur un poste similaire.
• Permis B et véhicule requis.
• Respect des délais et des obligations juridiques.

Responsabilités

• Assistance dans le domaine du secrétariat
• Gestion du courrier (arrivée et départ) et de la boîte mails principale.
• Gestion des plannings de réunions, de prêts de matériels et de salles pour l’ensemble des services.
• Assistance à la préparation des assemblées: mise en forme des projets de délibérations, gestion de la télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs et gestion de leur publication, retranscription des procès-verbaux des bureaux et des conseils.
• Aide à la direction pour le respect du RGPD.
• Assistance dans le domaine des archives et de l’archivage numérique.
• Assistance dans le domaine des achats publics et gestion des commandes des agents.
• Assistance dans le domaine du numérique/informatique et déploiement éventuel de l’Intelligence artificielle.

Connaissances

Discrétion

Relationnel

Rigueur

Organisation

Secrétariat

Bureautique

Numérique

Informatique

Outils métiers

Formation

BAC+2

Outils

Lucca

Octime

Arpège

3CX

Carbonio

Description du poste

Descriptif du poste

Sous la Direction de la DGS, le collaborateur recruté aura pour mission d’apporter assistance dans le domaine du secrétariat, des archives, des achats publics et dans le domaine du numérique/informatique.

Avantages liés au poste

• IFSE de 247, 50€/brut par mois,
• CIA versé suivant le budget voté, l’atteinte des objectifs et la manière de servir de l’agent évaluées grâce à deux entretiens professionnels annuels (montant maximal de 794 € brut) ,

Avantages liés à la Collectivité

• CNAS, participation maintien de salaire (50% de la cotisation) , chèques cadeaux pour Noël et spectacle de Noël participation à la complémentaire santé labellisée (15 €/mois) .

Temps de travail

35 heures hebdomadaires soit 1607h/an

Possibilité de travailler sur 4.5 jours, possibilité d’être à 37h avec RTT, Télétravail possible,

Responsabilités

• Assistance dans le domaine du secrétariat
• Gestion du courrier (arrivée et départ) et de la boîte mails principale.
• Gestion des plannings de réunions, de prêts de matériels et de salles pour l’ensemble des services.
• Assistance à la préparation des assemblées.: mise en forme des projets de délibérations (bureaux et conseils) , gestion de la télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs (application AWS) et gestion de leur publication, retranscription des procès-verbaux des bureaux et des conseils.
• Aide à la direction pour le respect du RGPD.
• Assistance dans le domaine des archives
• Gestion de l’archivage numérique (gestion de l’arborescence du serveur et de son respect) .
• Gestion des archives papier de l’Hôtel communautaire.
• Assistance dans le domaine des achats publics
• Gestion des commandes des agents de l’Hôtel communautaire.
• Assistance à la gestion des commandes informatiques de l’ensemble des services.
• Assistance dans le domaine du numérique/informatique
• Assistance des agents: aide à la direction pour le déploiement de l’Intelligence artificielle (action de mutualisation possible avec les communes) , accompagnement des agents sur les logiciels métiers et outils internes (Lucca, octime, Arpège, 3CX, carbonio, etc) .
• Assistance des élus: animation de l’intranet des élus.
• Assistance des usagers: aide à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches numériques à l’Hôtel communautaire, aide l’été au traitement des DUI du service enfance (logiciel Arpège) .

Exigences et contraintes

• Permis B et véhicule exigés
• Respect impératif des délais et des contraintes juridiques

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Titulaire ou niveau BAC +2
• Expérience de 2 ans sur un poste similaire demandée
• Savoir-être/Qualité:
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Capacités relationnelles
• Sens du travail en équipe
• Rigueur
• Organisation
• Savoir-faire:
• Règles d’expression orale et écrite de qualité exigées
• Techniques de secrétariat à maîtriser
• Maîtrise des outils de bureautique
• Maitrise dans le domaine numérique/informatique
• Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale
• Etablissements publics de coopération intercommunale